Secrétaire à domicile
Le secrétariat à domicile vous tente et vous aimeriez l'exercer en auto-entreprise ? De l’accueil téléphonique à la rédaction de comptes-rendus en passant par le suivi des dossiers, la secrétaire indépendante est une véritable assistante stratégique pour les entreprises ou les particuliers ! Missions, formation requise et astuces pour trouver des clients, nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur ce métier.
Note de la rédaction : activité majoritairement féminine, nous avons fait le choix de traiter de ce métier au féminin, mais gardez en tête que la profession est également ouverte aux hommes !
Secrétaire à domicile auto-entrepreneur : les informations clés
Le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) est l'URSSAF ou la Chambre de Métiers et de l'Artisanat
Le code APE est généralement : 82.11Z - Services administratifs combinés de bureau
Le plafond de chiffre d'affaires à ne pas dépasser est de : 77 700 €
Rémunération : de 20 à 45 € en moyenne par heure
Le montant des cotisations sociales à payer est de : 21,2 % de votre Chiffre d'Affaires
Secrétariat à domicile : deux types de publics
En tant que secrétaire à domicile, vous pouvez choisir de travailler soit pour :
-
les entreprises, associations et autres organismes afin de les seconder quotidiennement dans leur gestion administrative (appels téléphoniques, traitement des mails, rédactions diverses...)
-
ou pour les particuliers (personnes âgées par exemple) afin de les aider dans les tâches administratives courantes : gestion du budget, paiement des factures, courriers, déclarations d’impôts, démarches téléphoniques, etc.
Si vous choisissez de travailler pour les particuliers, vous serez considéré comme prestataire de service à la personne. Ainsi, vos clients pourront bénéficier d’une réduction d’impôt allant jusqu’à 50 %. À noter que cette appellation vous offre un avantage concurrentiel important. Cependant, il ne vous sera plus possible de travailler pour le compte d'une entreprise.
Bon à savoir
L'écrivain public est spécialisé dans la rédaction pure de contenus pour les particuliers (CV, lettres de motivation, courriers, biographie, etc.).
En plus de prendre en charge certaines de ces tâches, la secrétaire indépendante a également un rôle d’assistante (effectuer des démarches administratives complètes) et de gestionnaire (organisation du budget, paiement des factures).
Les deux professions ont toutefois tendance à se rejoindre.
En tant qu’auto-entrepreneur, vous exercerez le plus souvent vos prestations d’assistance administrative à distance depuis votre domicile, d’où l’appellation « télésecrétariat » ou « secrétaire à domicile ». De manière exceptionnelle, vous pourrez être amené à vous déplacer dans les locaux de vos clients pour des missions ponctuelles de remplacement. Attention néanmoins au risque de salariat déguisé qui peut induire une requalification de vos prestations en contrat de travail.
Si vos clients sont des particuliers, il est possible que vous ayez à vous rendre plus régulièrement à leur domicile afin de faire le point sur leur situation et leurs besoins.
Vous venez de vous lancer et vous souhaitez vous faire connaitre ? Proposez vos services sur AlloVoisins ! Cette plateforme de mise en relation vous permet de trouver des clients à proximité de votre domicile en quelques clics.
Après avoir complété votre profil en détaillant vos prestations, à vous de répondre aux demandes qui vous intéressent !
Avec le Portail Auto-Entrepreneur, profitez de 10 % de réduction tous les mois avec le code PORTAILAUTO22.
Quelles sont les missions d’une secrétaire à domicile ?
Si vous intervenez auprès d’une clientèle professionnelle, vos missions de secrétaire à domicile correspondent principalement à de l’assistance administrative et commerciale :
- Rédaction et relance du courrier électronique
- Reception du courrier
Élaboration des devis et factures
- Rédaction de comptes rendus lors de réunions
- Prise de rendez-vous
Mise en page et mise à jour de documents divers (base de données, tableaux financiers simples, etc.)
- Relations avec les fournisseurs de l’entreprise
Permanence téléphonique
Suivi de dossiers (livraisons, commandes)
Classement et archivage de documents
Saisie comptable simple
Parallèlement, il peut vous être demandé de gérer l’agenda de l’entreprise (réservation des déplacements, inscription à des événements) et de transmettre l’ensemble des informations à vos différents interlocuteurs.
Sachez également que les TPE / PME disposent souvent d’un budget serré et pourront vous demander d’effectuer des prestations plus spécifiques, nécessitant des compétences supplémentaires : suivi de chantier, création de documents de communication, réponse aux appels d’offre, assistance lors d’événements, etc.
Information importante
Lorsque vous êtes sous le statut de la micro-entreprise, vous devez établir un contrat avec votre client. Ce document fixe vos missions, le cadre et la durée d’exécution. Il est donc précieux et vous permet de vous retourner en cas de demande de tâches non mentionnées dans ce dit-contrat.
Quel est le matériel d’une secrétaire à domicile ?
Vous pouvez commencer par acquérir quelques outils pour vous installer en tant que secrétaire indépendante et parfaire votre équipement selon votre clientèle.
Certains outils peuvent être nécessaires, selon les demandes formulées par les clients :
- Un
ordinateur performant et une connexion haut débit
- Un trousseau de standardiste dont un téléphone, pouvant être complété d’un casque anti-bruit, d’un micro…
- Un forfait téléphonique adapté à vos clients (couverture de tout appel vers l’étranger, pas de limite de forfait…);
- Une imprimante professionnelle multifonctions;
- Des licences bureautique classiques (traitement de texte, création de tableaux, etc.);
- Si besoin, des logiciels plus spécifiques (création et retouche de documents);
- Un fauteuil confortable et ergonomique;
- Des accessoires de bureautique comme des armoires de rangement, des classeurs…
Pour faciliter votre organisation et votre concentration, l’idéal est de vous aménager un espace bureau. Si vous le pouvez, privilégiez un endroit calme et séparé du reste de votre domicile.
Avec notre partenaire Dell, découvrez toute une gamme d’outils indispensables pour votre activité ! Ordinateurs portables ou de bureau, services de protection et de stockage de données ou casques professionnels... Bénéficiez de plusieurs réductions sur des produits performants !
Pour cela, rien de plus simple ! Il vous suffit de renseigner votre email et le code promotionnel : PORTAILAE20 pour avoir accès à tous les coupons disponibles !
Quelles formations pour devenir secrétaire indépendante ?
Le secrétariat à domicile est une activité non réglementée. Vous n’avez donc pas besoin d’avoir une certification ou une formation spécifique pour l’exercer. En théorie, toute personne qui le souhaite peut donc se lancer en tant que secrétaire indépendante.
Si vous envisagez une carrière ou simplement que vous souhaitez vous démarquer, posséder une qualification en secrétariat ou en gestion vous permettra d’être plus crédible auprès de vos clients. N’hésitez pas à faire valoir vos compétences dans le domaine ou votre niveau d’expertise (acquis par diplôme ou expérience professionnelle).
Voici quelques exemples de formations en secrétariat :
BEP métiers des services administratifs
Bac pro gestion-administration
BTS gestion de la PME / BTS support à l'action managériale
DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations)
Compétences et qualités pour le secrétariat à domicile
Le secrétariat à domicile implique une grande polyvalence car vous aurez souvent à travailler sur des missions très différentes et pour des clients variés.
Voici les principales compétences et qualités à acquérir pour exercer au mieux ce métier :
- Ê
tre organisée et flexible en étant notamment capable de gérer différents emploi du temps en même temps. De plus, certaines demandes de vos clients peuvent être pressantes, un esprit réactif est donc également apprécié.
Faire preuve d’une grande conscience professionnelle car vous traitez des données qui peuvent être confidentielles. La discrétion est obligatoire !
Maîtriser la ou les langue(s) de l’entreprise et avoir d’excellentes capacités en expression écrite
Avoir une bonne connaissance du vocabulaire du secteur d’activité et du monde de l’entreprise
Avoir également une excellente élocution
En parallèle, vous devrez évidemment être capable de vous servir des outils de bureautique et d’informatique courants : traitement de texte, mise en page, internet, service de messagerie, etc.
Comment développer sa clientèle en tant que secrétaire à domicile ?
1 - Bien définir son offre
Le secrétariat à distance fait partie de ces nouveaux métiers digitaux qui se développent. Pour en faire une activité pérenne, commencez par bien réfléchir à votre offre commerciale :
-
quelles prestations proposez-vous ?
-
quels bénéfices pour l’entreprise ?
-
quelles compétences devez-vous renforcer ?
-
quelles sont vos disponibilités réelles ?
-
acceptez-vous de travailler dans les locaux ?
-
quels sont vos tarifs (à l’heure, à la tâche, au forfait) ?
Bon à savoir
Lorsque vous cherchez à vous positionner, vous pouvez regarder du côté des offres d’emploi ou des annonces du métier de secrétaire. Cela permet de vous familiariser avec les attentes concrètes des clients.
2 - Se différencier de la concurrence
En fonction de votre savoir-faire et de vos expériences passées, il peut être judicieux de vous spécialiser dans un domaine en particulier comme le BTP, le médical ou encore la justice. Votre connaissance poussée du vocabulaire et des pratiques sera un atout pour convaincre vos futurs clients.
De la même manière, la maîtrise de plusieurs langues vous permettra de démarcher des structures ayant des clients et / ou des fournisseurs internationaux.
Ce type de compétences supplémentaires pourront faire l’objet de tarifs plus élevés.
3 - Trouver des clients quand on est secrétaire indépendante
La recherche de clients peut sembler fastidieuse, mais ne vous inquiétez pas, il existe de multiples méthodes de communication. Pour ce type d’activité, nous vous conseillons d’opter pour des outils digitaux :
- Recensez les coordonnées de vos potentiels clients (TPE/PME, professions libérales, associations, etc.) et envoyez-leur un mail détaillé pour présenter vos services;
- Testez la publicité Google pour mettre en avant votre activité;
- Misez sur l’essor des plateformes de mise en relation sans oublier les sites de petites annonces;
- Créez un site web vitrine composé de quelques pages pour parler de votre offre et ajoutez les recommandations de vos clients, sans oublier de référencer vos coordonnées (nom, téléphone, adresse email…).
Bon à savoir
Véritable créateur de page web, le Portail Auto-Entrepreneur a mis au point un outil bien utile : Ma Page Pro ! 100 % en ligne, personnalisable avec vos couleurs, vos infos et votre logo, et surtout facile à créer : gagnez en professionnalisme en deux temps, trois mouvements.
Pensez également à toutes les formes de réseautage : famille, amis, ex-employeurs, etc. Essayez de vous rapprocher d’autres secrétaires indépendantes et de tisser des liens : elles pourraient vous recommander et vous déléguer certains contrats.
Bien sûr, n’hésitez pas à vous créer des outils plus classiques comme les cartes de visite, indispensables pour une stratégie de bouche-à-oreille réussie !
Vous avez désormais toutes les informations nécessaires pour vous devenir secrétaire à domicile en auto-entreprise ! Prête à vous lancer ? Les experts du Portail vous accompagnent pas-à-pas dans vos démarches de création et vous conseillent toute l’année pour vous aider à faire de votre micro-entreprise un réel succès.
