Comptabilité auto-entrepreneur sur Excel : comment faire ?

Vous l’avez sûrement déjà remarqué, les obligations légales dont les auto-entrepreneurs doivent s’acquitter sont moins strictes que pour les autres formes d’entreprises. Toutefois, il y a 4 (ou 5) obligations que vous devez impérativement remplir :  

• Déclarer le chiffre d’affaires de votre micro-entreprise tous les mois ou trimestres, même si celui-ci est nul 
• Tenir un livre de recettes qui recense l’ensemble de vos encaissements (article 50-0 du Code général des impôts)
• Conserver vos justificatifs de dépenses et vos factures sur les 10 années passées. Ils vous seront demandés en cas de contrôle fiscal.
• Éditer des factures et des devis conformes, aussi bien pour vos clients particuliers que privés 
• Tenir un registre des achats SEULEMENT SI vous exercez une activité de vente de marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou si vous proposez des prestations d'hébergement 

Enfin, sachez qu’il n’est pas obligatoire en auto-entreprise de faire appel à un expert-comptable. Votre micro-structure vous permet logiquement de gérer votre comptabilité seul, soit avec des supports papier, soit grâce à un tableur simple comme Excel, ou encore à l’aide d’un logiciel de comptabilité en ligne et sécurisé.  

Pour aller plus loin et connaître toutes les spécificités de votre comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur, retrouvez notre guide complet sur la comptabilité en micro-entreprise. 

Pas besoin de vous faire une description complète d’Excel : tout le monde connaît ce logiciel au logo vert et au fonctionnement en cellules sur un tableau.  

Déjà installé par défaut sur la plupart des ordinateurs, le tableur Excel de Microsoft est aussi disponible en achetant la licence Office. Selon le pack ou l’abonnement choisi, il vous en coûtera entre 69 € et 149 € pour la suite complète, comprenant également les classiques Word, PowerPoint et Outlook.  

Excel se caractérise par sa simplicité d’utilisation, tout en offrant des fonctionnalités mathématiques poussées. Grâce aux tableaux et à diverses fonctions, vous pouvez classer, additionner et suivre l'évolution de vos données professionnelles (dépenses, achats, recettes, CA, etc.). Pratique pour suivre sa comptabilité, mais aussi pour éditer tous ses documents financiers comme bien sûr les factures, les devis ou bien encore votre livre des recettes. 

De plus, particulièrement au début de votre activité, la solution Excel peut s’avérer bien utile pour distinguer vos dépenses et vos recettes personnelles des professionnelles si vous utilisez un seul et même compte bancaire. 

Les modèles de tableaux sur Excel  

Personnalisable à 100 %, le logiciel Excel vous donne le choix dans l’architecture de vos tableaux, dans les formules utilisées pour vos calculs, dans les couleurs de vos cellules, etc. La mise en place peut donc être longue et laborieuse au départ, mais une fois fixé sur la forme, l’entrée des différentes données dans le fichier correspondant se fera rapidement. Utile pour les tâches répétitives telles que l’édition d’une facture ou le calcul de la TVA par exemple. 

Saviez-vous qu’Excel propose également des modèles de documents à télécharger et prêts à l’emploi ? C’est une solution qui ravira les moins à l’aise et les plus pressés ! Vous trouverez des modèles de tableaux de suivi des finances, de livre de recettes, de facture, de registre des achats ou encore de bilan comptable directement sur Excel, en tapant vos mots clés dans la barre de recherche. 

Les fonctions et raccourcis utiles 

Après quelque temps à vous exercer sur le tableur, vous pourrez gagner en efficacité et automatiser certaines actions, en générant des formules de calcul. Par exemple, en entrant la bonne formule, Excel pourra calculer vos cotisations sociales à payer, additionnera toutes vos recettes, calculera un prix de vente total, ou la TVA à facturer si vous êtes concerné. Cependant, il faut déjà bien s’y connaître pour se lancer dans l’intégration de fonctions. 

Pour la gestion de votre comptabilité, vous pouvez principalement vous servir des fonctions Somme, Texte, Date et Heure et recherche. Ces opérations demandent de l’attention : vous ne devrez pas vous tromper dans vos formules, au risque de fausser tout le tableau ! Une erreur de multiplication ou de pourcentage et vous risquez de devoir reprendre vos calculs un à un dans le fichier. 
 

Les limites du logiciel Excel 

La conservation de vos données comptables

Conformément à vos obligations légales, vous êtes tenu de conserver tous vos documents comptables ainsi que les justificatifs de ces données pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce).Excel ne vous permet pas de stocker vos documents : vous devrez réaliser une sauvegarde manuelle de votre comptabilité, en créant un fichier daté (chaque mois par exemple) que vous ne devrez plus jamais modifier par la suite pour prouver son authenticité.  
 

Le temps  

Se lancer en tant qu’indépendant peut être très prenant : en plus de vendre concrètement vos services ou produits, vous devez gérer seul votre micro-entreprise. La comptabilité est un gros morceau dont il faut s’occuper quotidiennement et passer par Excel sera, certes peu onéreux, mais vous demandera d’y consacrer plusieurs heures dans le mois. 
 

La complexité du logiciel 

Pour utiliser ses fonctions de base, Excel ne demande pas des connaissances poussées en informatique. Cependant, apprendre à manier les fonctionnalités à peine plus avancées n’est pas aisé ! Le risque d’erreur peut être élevé et une comptabilité faussée peut avoir de lourdes conséquences en cas de contrôle de l’URSSAF. 
 

Le caractère adéquat de l’outil 

Vous l’aurez compris : si Excel fonctionne pour réaliser les tâches basiques de votre comptabilité telles que remplir son livre des recettes ou contrôler ses dépenses, il n’en reste pas moins un outil peu approprié pour la gestion de votre auto-entreprise. Ce logiciel n’évite pas les erreurs et les fautes de saisie dans un tableau ni ne prévient des problèmes de trésorerie. Outre sa non-intuitivité, Excel n’est définitivement pas un outil spécialisé pour les auto-entrepreneurs. 

Vous l’aurez compris, Excel offre une solution basique et peu onéreuse pour faire votre comptabilité. Cependant, son utilisation est chronophage et le risque de faire des erreurs est grand. Alors, pourquoi ne pas envisager un logiciel 100 % dédié à la gestion de votre activité ?  

Des outils plus complets que Excel existent 

Quand on devient auto-entrepreneur, chaque heure de travail compte. En adoptant un outil de gestion complet et adapté à votre statut, vous optimisez votre temps grâce à la génération automatisée des calculs et une interface simplifiée. Par ailleurs, un logiciel spécialisé vous permettra de gérer bien plus que votre comptabilité et votre facturation électronique. 
Catalogue de produits, page professionnelle en ligne, génération de liens de paiement simplifiés pour vos clients, contrats prérédigés, bons plans et offres de missions... Toutes ces fonctionnalités se retrouvent par exemple avec Mon Portail, le logiciel de gestion développé par le Portail Auto-Entrepreneur. 

Un suivi automatisé et conforme 

Avec un logiciel de gestion spécialisé, comptabilité et facturation sont simplifiées par rapport à Excel. Vous n’aurez pas besoin de répéter les mêmes informations à chaque nouvelle facture auto-entrepreneur ou devis, car votre catalogue de clients et de produits les a déjà en mémoire. Avec un outil de facturation automatisé, il n’y a pas de formules à rentrer pour réaliser vos calculs de prix ou trouver le montant de cotisations sociales et de chiffre d’affaires : tout se fait automatiquement.

En conséquence, le risque d’erreur qui existait avec Excel est ici réduit au strict minimum. Enfin, vos devis et factures, certifiés conformes aux normes en vigueur, sont automatiquement enregistrés et vous pouvez les faire suivre à vos clients en quelques clics. Et comme votre suivi financier est intégré, vous pouvez suivre le paiement de vos factures et la mise à jour de votre chiffre d’affaires directement en ligne. Si vous approchez du seuil de franchise de base en TVA ou bien du plafond de chiffre d’affaires de la micro-entreprise, le logiciel vous prévient automatiquement. 

Les avantages de Mon Portail 

Mon Portail propose uniquement des outils qui seront essentiels à votre quotidien d’auto-entrepreneur : 

• Rédaction, envoi et stockage de factures électroniques conformes, d’avoirs et de devis 
• Liens de paiements pour vos clients (à insérer sur une facture par exemple)  
• Gestion 100 % en ligne 
• Contrôle des dépenses et des recettes, et suivis des évolutions du chiffre d’affaires 
• Rappels automatisés pour vos déclarations (CFE, impôts) 
• Assistants chatbot pour réaliser toutes vos déclarations (CA, impôts, CFE, TVA) 
• Ma Page Pro, un outil pour créer sa propre page web en toute simplicité 
• Bons plans de nos nombreux partenaires (banques en ligne, société de domiciliation, etc.) 
• Offres de missions pour tous types d’activité 

Concernés par les difficultés que vous pouvez rencontrer en tant qu’indépendants, particulièrement au lancement de votre projet, vous pouvez tester gratuitement notre outil de gestion ! Vous avez ainsi la possibilité d'en essayer toutes les fonctionnalités sans engagement.  

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Vous voilà maintenant au fait des bonnes pratiques à adopter pour gérer sans stress votre comptabilité et votre activité ! Vous vous posez encore des questions ou n’avez pas encore créé votre structure ? Les experts du Portail vous accompagnent également de A à Z pour la création de votre auto-entreprise !