Prendre un stagiaire : comment ça marche ?
Envie de partager et transmettre votre expertise ? Bonne nouvelle, il est tout à fait possible de recruter un stagiaire quand on est auto-entrepreneur. Quelles sont les démarches obligatoires ? Quel montant minimal pour la gratification ? Comment trouver le bon profil parmi toutes les candidatures ? Nous faisons un point complet sur le recrutement d’un stagiaire en micro-entreprise.
Stagiaire en auto-entreprise : les conditions pour recruter
Le recrutement d’un stagiaire au sein d’une entreprise est très encadré par la loi, notamment par le Code de l’éducation et le Code du travail.
Voici les principales conditions à respecter avant d’entamer vos recherches.
Conditions de formation
Tout d’abord, la personne que vous allez prendre en stage dans votre auto-entreprise doit être inscrite dans un établissement scolaire ou universitaire.
Plus précisément, ce stagiaire doit suivre une formation comportant au moins 200 heures d’enseignement par an.
De nombreux stagiaires en Master par exemple suivent des formations où les stages sont obligatoires.
Bon à savoir
Nous n’aborderons pas ici le sujet des stages d’observation d’une semaine qui répondent à une réglementation spécifique.
Motifs valables pour embaucher un stagiaire
Exit les « stages café ou photocopieuse » ! En tant que structure d’accueil et maître de stage, votre rôle est de former cet étudiant.
Vous êtes donc tenu de l’accompagner dans l’apprentissage de nouvelles compétences et, plus globalement, d’un métier.
Pour ce faire, le stage que vous proposez doit en accord avec le cursus pédagogique de l’étudiant.
Pour cela, vous devez notamment :
- Lui proposer des missions et tâches en rapport avec sa formation (mentionnées dans la convention de stage et approuvées par l’établissement scolaire au préalable)
- Prévoir dans votre planning un temps de formation, d’échanges et de transmission
- Vous rendre disponible pour soutenir votre stagiaire dans la réalisation de son rapport de stage
Très concrètement, une entreprise (auto-entreprise ou autre) n’a pas le droit de prendre un stagiaire pour :
- Effectuer les missions d’un poste originellement occupé par un salarié (démissionnaire, en arrêt maladie, etc.)
- Occuper un emploi saisonnier
- Répondre à un accroissement temporaire d'activité ou encore remplacer un salarié qui serait parti en arrêt maladie par exemple.
Le saviez-vous ?
Il ne faut pas confondre stage et l’embauche d'un alternant ! Alors qu’une simple convention suffit pour un stagiaire, vous devrez proposer un contrat de travail à un apprenti en alternance. Celui-ci a le statut de salarié et pourra généralement être disponible sur l’ensemble de l’année scolaire.
Durée de stage
Ces élèves cherchent généralement un stage de 2 à 6 mois pour compléter et finaliser leur cursus.
Conformément à l’article L124-5 du Code de l’éducation, la durée du stage ne peut pas excéder 6 mois en tout. S’il est fractionné, cela représente un maximum de 924 heures.
Un stage comprend des semaines de 35 heures, à raison de 7 heures par jour. Il est possible de faire des semaines de plus de 35 heures avec l’accord de l’école ou université et de l’étudiant. Le nombre d’heures effectuées par semaine doit alors être stipulé sur la convention de stage.
Vous devez également accorder au moins 20 minutes de pause à votre stagiaire, dès lors qu’il effectue 6 heures de travail consécutives.
Enfin, le repos hebdomadaire (de 2 jours consécutifs) doit être respecté conformément à ce qui est indiqué dans la convention de stage.
Bon à savoir
Dès lors que le stage dure plus de 2 mois, vous devez laisser la possibilité à votre stagiaire de prendre des congés. Vous êtes libre d’en définir la durée. Vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification durant cette période de congés.
Nombre de stagiaires
En auto-entreprise, vous ne pouvez pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément.
Il s’agit de la règle qui s’applique pour les établissements dont l’effectif est inférieur à 20 salariés.
Délai de carence
Conformément à l’article L124-11 du Code de l’éducation, le délai de carence entre deux stages doit être d’un tiers de la durée du stage précédent.
Par exemple, si votre dernier stagiaire est resté pour un stage de 6 mois au sein de votre auto-entreprise, vous devrez donc attendre 2 mois (6 mois / 3 = 2) avant de prendre un stagiaire de nouveau.
La raison ? Pour faire des économies, certaines sociétés peuvent être tentées de prendre des stagiaires à la chaîne au lieu de recruter des salariés. Cette restriction vient donc limiter ce type d’abus.
Comment embaucher un salarié en auto-entreprise ?
Le saviez-vous ?
En tant que tuteur, vous devez accueillir votre stagiaire dans des conditions de travail décentes et vous assurer qu’il dispose de tous les moyens utiles pour travailler (bureau, ordinateur, connexion internet).
La convention de stage : de quoi s’agit-il ?
Définition
Puisque le stagiaire n’est pas salarié de votre auto-entreprise, il ne dispose pas d’un contrat de travail. En revanche, vous devrez obligatoirement remplir et signer une convention de stage.
C’est normalement l’école ou l’université de votre stagiaire qui fournit ce document. Il doit obligatoirement être signé par les trois parties : l’établissement scolaire dont dépend le stagiaire, l’étudiant et vous le tuteur.
Vous devez conserver ce document dans un registre par ordre d’arrivée des stagiaires.
Le contenu de la convention de stage
La convention de stage comporte de nombreuses informations. Elle précise notamment les engagements et responsabilités du stagiaire, de son établissement scolaire et de la structure d’accueil (vous).
Conformément à l’article D124-4 du Code de l’éducation, voici les clauses obligatoires à y faire figurer :
- L’intitulé de la formation suivie par le stagiaire et le nombre d’heures d’enseignement par an
- L'identité de l’enseignant référent et le nom du tuteur (vous)
- Les compétences travaillées pendant le stage
- Les missions confiées au stagiaire au sein de votre auto-entreprise
- Les dates du stage et le nombre total d’heures
- Le nombre d’heures travaillées par semaine par le stagiaire
- Les modalités d’encadrement et de suivi, par l’enseignant référent et le tuteur
- Le montant de la gratification que vous verserez à votre stagiaire (si c’est le cas)
- Le régime de protection sociale du stagiaire (y compris en cas d’accident du travail)
- Une mention contraignant le stagiaire à vous fournir une attestation de responsabilité civile.
- Les conditions autorisant les absences du stagiaire
- Les situations pouvant entraîner la suspension ou la fin anticipée du stage
- La liste des avantages proposés par l’entreprise au stagiaire (participation aux frais de transport en commun par exemple)
- Les informations relatives à l’attestation de stage (contenu et conditions de délivrance)
Bon à savoir
Votre stagiaire utilise les transports en commun pour se rendre sur son lieu de stage. En tant que tuteur, vous avez l’obligation de lui payer 50 % de ses frais de transport. Vous pouvez aussi décider d’en rembourser la totalité et devrez alors le préciser dans la convention de stage.
Payer un stagiaire : est-ce obligatoire ?
Un stagiaire n’est pas salarié. On ne parle donc pas de salaire, mais de gratification.
La gratification d’un stagiaire est encadrée par l’article D124-8 du Code de l’éducation.
Son montant dépend de la présence du stagiaire au sein de votre micro-entreprise.
Si le stage dure moins de deux mois (44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire : vous n’êtes pas obligé de lui verser une gratification, mais vous le pouvez si vous le souhaitez.
Lorsque le stage dure entre deux mois (44 jours) et six mois : la gratification est obligatoire.
Dans ce cas, cette gratification doit être au moins égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale.
Cela correspond à environ 4,05 € de l’heure, soit 614,25 € par mois (chiffres 2023).
Vous êtes libre de verser à votre stagiaire une somme supérieure à la gratification minimale. Attention toutefois, car vous serez alors redevable de cotisations patronales pour la partie supérieure à 4,05 euros.
Information importante
Un auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges de son chiffre d’affaires. Vous paierez donc vos cotisations sociales sur l’ensemble de votre CA même si une partie est reversée à votre stagiaire au titre de sa gratification.
Vous avez le choix entre deux modes de versement pour cette compensation financière :
- Calculer le nombre réel d’heures mensuelles et verser la somme correspondante chaque mois : par exemple 560 € en janvier, 700 € en février, etc.
- Ou lisser, par mois, la totalité des heures effectuées durant le stage : dans ce cas, vous lui versez toujours la même gratification (soit 614,25 € en 2023).
L’embauche d’un stagiaire représente un coût non négligeable pour votre auto-entreprise. Pour vous aider à bien gérer votre activité, nous avons développé Mon Portail, un outil de gestion et de facturation 100 % dédié aux auto-entrepreneurs. L’accès au logiciel est gratuit. Profitez-en pour le tester !
Assurance et protection sociale du stagiaire
Votre stagiaire est en arrêt de travail
Votre stagiaire est malade ou est victime d’un accident du travail ?
Dans ce cas, il devra :
- Vous transmettre son arrêt de travail dans les 24 heures (arrêt délivré par un médecin)
- Transmettre cet arrêt à la CPAM dans les 48 heures suivant le début de son arrêt
Seuls les stagiaires percevant la gratification minimale peuvent prétendre au versement d’indemnités journalières (sous réserve de remplir l’ensemble des conditions requises).
Votre stagiaire cause un dégât durant ses heures de stage
Dans ce cas, il devra faire marcher sa responsabilité civile personnelle (ou celle de ses parents s’il est rattaché à leur foyer).
Pensez bien à lui demander une attestation d’assurance au moment de signer la convention de stage.
Votre stagiaire est victime d’un dégât ou d’un accident
Vous causez une blessure à votre stagiaire ? Son matériel personnel est endommagé durant ses heures de stage et vous êtes responsable ?
Ici, c’est votre responsabilité civile professionnelle (RC pro) qui pourra prendre en charge les frais engendrés par cet accident. Si vous disposez d’une RC pro, pensez donc à vérifier les clauses de votre contrat avant d’accueillir votre stagiaire. Si vous n’en avez pas, c’est le moment d’en souscrire une !
Quelques conseils pour recruter votre stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur
La préparation de l’annonce
La rédaction d’une fiche de poste claire vous permettra de cibler le bon profil et donc de gagner du temps lors de votre recherche !
Voici quelques astuces pour bien préparer votre annonce :
- Hiérarchiser et détailler les missions : expliquez clairement le travail qui attend votre stagiaire.
- Mentionner les compétences techniques et théoriques attendues : précisez les expertises qui sont indispensables (ex. : bonne connaissance des réseaux sociaux) et celles qui sont secondaires (ex. : la maîtrise de l’anglais est un plus).
- Expliquer votre secteur d’activité, les prestations que vous proposez ainsi que le contexte de recrutement.
- Indiquer les informations pratiques : le lieu du stage (coworking, télétravail, bureau ou à votre domicile), les horaires, la prise en charge des repas / frais de transport et le montant (ou non) de la gratification.
N’hésitez pas à anticiper votre demande et à poster votre annonce entre trois et six mois à l’avance. Ce laps de temps vous permettra de recevoir plusieurs candidats et de faire votre choix, sans tomber dans la précipitation.
Les plateformes pour trouver un stagiaire
Vous souhaitez faire appel à un stagiaire et vous ne savez pas où chercher ? Plusieurs réseaux en ligne pourraient faciliter votre prospection :
- LinkedIn : il s’agit d’une véritable CVthèque en ligne et de nombreux étudiants en recherche de stage sont présents sur ce réseau social professionnel.
- Facebook : profitez des groupes pour poster votre annonce.
- Les plateformes spécialisées : appelés également jobboards, ces sites sont entièrement conçus pour mettre en relation, facilement et rapidement, les professionnels et les étudiants.
Pensez également au bouche-à-oreille ! Vous avez probablement dans votre réseau professionnel, des confrères et consœurs ayant déjà fait appel à un étudiant. Si son expertise colle avec votre domaine d’activité, ils pourraient vous le recommander.
Sources
Articles L124-1 à L124-20 du Code de l'éducation
