Bon de commande en auto-entreprise : comment ça marche ?
Un bon de commande, c’est quoi exactement ?
Une garantie pour vos échanges commerciaux
Un futur client souhaite vous acheter de la marchandise ou une prestation de services ? Pour sécuriser cette transaction, vous pouvez établir un bon de commande au moment de la vente.
Le bon de commande fixe alors les détails de la vente entre vous, le fournisseur et l’acheteur (prix, conditions de paiement, date de livraison, etc.).
Une fois signé par vous-même et votre client, le bon de commande fait office de contrat. On parle de promesse synallagmatique de vente. Derrière ce terme compliqué, se cache tout simplement l’idée que :
- Vous, auto-entrepreneur, vous engagez à livrer la commande à votre client
- L’acheteur, lui, s’engage à régler sa facture
Le bon de commande : obligatoire ou facultatif ?
Dans une micro-entreprise, le bon de commande est un document facultatif. Le futur acheteur ne peut donc pas exiger que vous en éditiez un. En théorie, un accord verbal peut donc suffire.
Néanmoins, ce document reste fortement recommandé car il constitue une preuve en cas de refus / retard de paiement de la part de votre client. Le bon de commande a en effet une valeur juridique.
Devis et bon de commande : quelles différences ?
Le devis en auto-entreprise fonctionne comme une offre de contrat. Payant ou gratuit, ce document engage les deux parties (fournisseur et acheteur) dès qu’il est signé. Avec un devis, vous transmettez au consommateur toute information nécessaire pour comparer les offres sur le marché.
Comme le bon de commande, le devis est par principe facultatif. En revanche, il devient obligatoire notamment pour les activités suivantes (liste non exhaustive) :
- location automobile
- prestation de déménagement
- travaux, réparations ou prestations de dépannage dont le montant est supérieur à 100 €
Vous trouverez sur ce site la liste complète des activités pour lesquelles un devis est obligatoire.
Rédiger un devis peut également être pertinent si votre client souhaite avoir une vision très détaillée du prix qu’il devra payer. Vous pourrez par exemple y mentionner précisément le prix des matières premières, le coût de la main d’œuvre, le temps nécessaire à l’exécution de la prestation.
Enfin, le devis a une durée de validité limitée, tandis que le bon de commande fixe une date de livraison.
Bon à savoir
Une fois la commande livrée, un auto-entrepreneur peut également remettre un bon (ou bordereau) de livraison à son client. Ce document liste la nature des biens ou services effectivement livrés à l’acheteur, ainsi que leurs quantités. En signant ce bon de livraison, votre client atteste avoir bien reçu sa commande. Il peut également y mentionner tout problème (marchandise manquante, délai de livraison non respecté, etc.).
Comment rédiger un bon de commande ?
Les mentions obligatoires
Un bon de commande est obligatoirement un acte écrit. Selon les articles R123-237 et R123-238 du Code de commerce, vous devez y mentionner les informations suivantes :
- Votre identité (nom, prénom, téléphone et mail)
- Les informations sur votre activité (numéro SIRET, adresse de domiciliation, etc.)
- La forme juridique de votre auto-entreprise (mention EI pour vous)
- L’identité du client (identité, adresse, SIRET s’il s’agit d’un professionnel)
- Le prix du produit ou de la prestation que vous vendez, en euros et TTC avec le taux de TVA (uniquement si votre auto-entreprise est redevable de la TVA)
- La nature et les caractéristiques essentielles du produit ou prestation
- Les délais de livraison ou d’exécution ainsi que les éventuels frais de port
- L’existence de garanties légales (aucun vice caché, conformité du produit / service) ou commerciales (service après-vente, etc.)
- L’existence d’un délai de rétractation
- La possibilité de recourir à un médiateur de la consommation en cas de litige
Le saviez-vous ?
Vous pouvez faire figurer un numéro de commande sur ce document, accompagné de sa date de création. Le numéro de commande permet d’identifier chacune des commandes, client par client.
Si vous êtes immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), le Code de commerce impose d’autres mentions obligatoires. Elles peuvent figurer sur les factures mais plus largement sur tout document commercial ou publicitaire, dont le bon de commande fait partie.
Vous devez alors notamment préciser :
- Votre numéro unique d’immatriculation (SIREN), attribué lors de l’immatriculation au RCS
- La mention RCS
- La ville du greffe du tribunal de commerce ayant effectué l’immatriculation de votre auto-entreprise
- Si vous êtes en état de liquidation
- Si vous bénéficiez d’un contrat d’appui au projet d’entreprise
Information importante
Votre bon de commande ne doit pas comporter de clauses abusives. Vous ne pouvez par exemple pas indiquer que vous pouvez modifier ce bon de commande à tout moment. Cela déséquilibrerait la relation commerciale avec votre client.
Les Conditions Générales de Vente (CGV)
Si vous le souhaitez ou si votre client le demande, vous pouvez joindre vos conditions générales de vente (CGV) à votre bon de commande. Les CGV fixent les droits et devoirs du vendeur et de l’acheteur lors d’une vente de marchandises ou de prestation de services. Elles précisent par exemple le barème des prix unitaires, les conditions de règlement, le délai de rétractation, ainsi que le nom commercial sous lequel vous opérez, si vous en avez un.
Vous avez ici deux possibilités :
- Joindre un exemplaire de vos CGV à votre bon de commande. Vous aurez donc deux documents distincts.
- Mentionner vos CGV au dos de votre bon de commande.
Pour vous assurer que votre client accepte vos CGV, nous vous conseillons de prévoir une case à cocher sur votre bon de commande : « J’ai lu et j’accepte les conditions générales de vente. »
Si vos CGV apparaissent au dos de votre bon de commande, vous pouvez également demander à l’acheteur d’en signer le recto et le verso.
La signature du bon de commande
Une fois que vous vous êtes assuré que la forme et le contenu de votre bon de commande sont corrects, il est temps de le transmettre à votre client.
La signature de votre client et la vôtre en tant qu’auto-entrepreneur sont obligatoires. Le bon de commande signé fait alors office de contrat et ses dispositions s’appliquent.
En plus de la signature, vous pouvez exiger de l’acheteur :
- une mention « lu et approuvé » ou « bon pour accord »
- le cachet de l’entreprise (si vous vous engagez avec un professionnel)
- la date de signature du bon de commande
Si l’acheteur passe une commande au nom d’une entreprise, pensez à vérifier qu’il est bien habilité pour le faire.
Le bon de commande, et après ?
Votre auto-entreprise est désormais obligée de livrer le bien ou accomplir le service convenu dans le bon de commande. En parallèle, votre client doit vous verser le montant prévu dans le bon de commande.
Attention, l’acheteur peut faire valoir un droit de rétraction après le paiement. Autrement dit, le consommateur peut annuler le contrat de vente / prestation dans une durée limitée. Le délai légal est désormais de 14 jours mais vous pouvez prévoir une durée plus longue. Si le client souhaite annuler la relation, il peut donc le faire durant ce laps de temps.
Pour aller plus loin : comment annuler un devis signé ?
En tant que micro-entrepreneur, vous êtes tenu de facturer vos clients. Lorsque vous avez émis un bon de commande pour une vente, vous devez obligatoirement faire figurer le numéro de ce bon sur la facture correspondante.
Pour en savoir plus sur les factures :
Quelles mentions obligatoires sur les factures ?
Facture auto-entrepreneur : comment faire ?
Vous l’avez compris, bon de commande et factures sont des documents comptables à ne pas négliger pour maintenir la bonne santé et la sécurité de votre auto-entreprise. Leur mise à jour régulière est essentielle pour garantir une gestion financière efficace. Pour vous aider, le Portail Auto-Entrepreneur a créé un outil de facturation et de gestion 100 % dédié aux auto-entrepreneurs. Un conseiller expert est là pour vous accompagner dans votre projet. Contactez-nous et éditez des documents comptables conformes en toute simplicité !
