Conservation des factures : durée et bonnes pratiques

Une facture est un document qui atteste de la vente de produits ou de services entre une entreprise et son client (qu'il soit un particulier ou un professionnel). Les factures ont plusieurs rôles : 

• Une valeur juridique : la facture officialise la prestation de vente auprès de votre client et sert de preuve devant la justice en cas de litige. Elle admet ainsi un droit de créance, c’est-à-dire que ce document vous permet de contraindre le client à exécuter son obligation : à savoir payer la facture. 
• Une valeur commerciale : les factures répertorient l’ensemble des conditions applicables entre vous et le client ainsi que vos coordonnées respectives. Il peut s’agir notamment du montant à payer, du nom et de l’adresse de facturation. 
• Une valeur comptable : vous vous en doutez, les factures sont indispensables pour votre comptabilité. Ces papiers constituent également une preuve en cas de contrôle fiscal de l’administration (impôts, Urssaf) et permettent de formaliser les montants de TVA à collecter, déduire et/ou transmettre si concerné.  

En tant que micro-entrepreneur, vous avez pour obligation de tenir une comptabilité simplifiée, mais rigoureuse. Cela passe évidemment par l’étape de la facturation.

Même si la comptabilité d’un micro-entrepreneur est relativement simple, émettre ses premières factures pour ses clients peut parfois s'avérer compliqué.

Au Portail Auto-Entrepreneur, nous avons développé un outil dédié à la facturation des micro-entreprises. Grâce à ce logiciel, vous pouvez générer automatiquement et en quelques clics des factures 100 % conformes à la réglementation. Profitez-en, le 1er mois est gratuit ! 

JE DÉCOUVRE GRATUITEMENT

Les micro-entreprises doivent impérativement conserver leurs registres, papiers ou documents pendant plusieurs années. La durée de conservation des factures est réglementée par la loi.  

Il existe toutefois un flou juridique sur les délais à respecter. Les différentes réglementations évoquent en effet deux délais différents.  

Délai de conservation selon la réglementation fiscale et le règlement économique 

L’article L102 B du livre des procédures fiscales et l’article L441-9 du Code de commerce imposent un délai obligatoire de 6 ans pour conserver vos factures à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur la facture ou à partir de sa date d’émission .  

Délai de conservation selon le code du commerce 

L’article L123-22 du Code de commerce, lui, impose de conserver vos factures pendant une durée de 10 ans. Ce délai de conservation ne s’applique pas qu’aux factures. Cet article du Code de commerce concerne également toutes les pièces justificatives et tous les documents comptables établis par le commerçant comme les relevés des comptes bancaires ou les bordereaux de chèques. 

Ces documents servent à vérifier le calcul de l'impôt sur le revenu, les sociétés, les BIC, BNC, la CFE, ou la TVA (article L102 B du Livre des procédures fiscales).

Nous vous recommandons donc de prendre en compte ce second délai de 10 ans pour être sûr de garder une comptabilité dans les normes en cas de contrôle. 

Il est primordial de connaître le délai de conservation des factures de ses clients et de ses documents comptables. Il est tout aussi important de savoir où les stocker.

À l’heure actuelle, vous avez toujours le droit d’avoir le choix : les factures peuvent être conservées aussi bien sous forme papier et sous forme électronique/numérique pour l’archivage. 

Version papier  

Une facture peut tout à fait être réalisée à la main, même s’il est de plus en plus commun aujourd’hui de passer par la voie numérique.

Mais attention : dès 2026, les micro-entrepreneurs auront l’obligation de générer toutes leurs factures par voie électronique.

Le but ? Simplifier les échanges avec l’administration fiscale et lutter contre les fraudes.

Par ailleurs, pour numériser une facture dans les règles de l’art, vous devez suivre les règles figurant dans l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales) :  

• Reproduire le contenu et les couleurs de la facture à l’identique de la version originale sur le nouveau document.  
• Exporter et conserver le document numérisé au format PDF ou PDF A/3 
• Assortir la facture d'un dispositif d’authentification : un cachet électronique, signature électronique, empreinte numérique ou tout autre dispositif certifiant validé par l’autorité de certification dédiée. 
• Reporter les potentielles annotations ajoutées sur les factures papier (au stylo par exemple). sur la version numérique de ces documents 
• Enfin, horodater la facture obtenue.

Version électronique 

La facture électronique peut être envoyée et reçue par email ou grâce à un lien sécurisé sur Internet. Même si cela peut paraître incongru, vous devez encore obtenir l’accord de votre client en amont pour lui envoyer des factures dématérialisées et non au format papier.

Cet accord se doit d’être formalisé. Pensez également à conserver une preuve de la bonne réception de votre facture par l'entreprise client dans votre archivage.  

La facture papier et la facture électronique peuvent toutes les deux faire office de factures dites d’origine. La copie numérisée n’est, quant à elle, qu’une version numérisée de la facture papier officielle. Mais il existe aussi le duplicata de facture. De quoi s'agit-il ? 

Le duplicata est tout simplement un document de réédition exacte de la facture d´origine, qu’elle soit papier ou électronique. Ces documents dupliqués doivent obligatoirement être accompagnés d’une mention stipulant qu'ils sont bien des duplicatas et qu’il ne s’agit donc pas de la facture originelle : « copie délivrée à la demande de l’acheteur ». Les duplicatas de facture sont des documents ainsi certifiés « conforme à l’original ». 

Ce genre de document est généralement demandé par le client dans les situations suivantes (couramment liées à des problèmes d’ordre de vie quotidienne) :  

• Lors d’une perte de facture, tout simplement
• Ou si l’entreprise du client (où le lieu de vie du client particulier) a connu un sinistre comme un incendie ou un dégât des eaux par exemple. 

Sachez que si un client revient vers vous pour vous demander un duplicata de facture car il a perdu la version d’origine par exemple, il est dans son droit et vous êtes dans l’obligation de lui fournir, peu importe la raison invoquée. 

Des sanctions peuvent s’appliquer si vos factures ne sont pas conservées pendant le délai nécessaire, mais aussi si des erreurs de mentions sont constatées. Portez donc grand soin à la réalisation et à la méthode de conservation que vous appliquez pour votre facturation ! 

Il existe deux types d’amendes en cas d'erreur sur les mentions obligatoires d'une facture.

L’amende fiscale 

Le paiement d’une amende de 15 € est appliqué pour chaque mention manquante ou erronée sur la facture. Toutefois, le montant total de l’amende ne peut pas être supérieur au ¼ du montant de la facture. 

Prenons un exemple : 

Vous avez émis une facture de 140 € où 3 mentions manquent sur le support. Théoriquement, vous devriez payer une amende de 3 x 15 € par mention manquante, soit 45 €. Or, 1/4 de 140 € est égal à 35 €. Le prix de l'amende sera donc plafonné à 35 €.  

L’amende administrative 

Si des contrôles sont effectués et que vous êtes dans l’incapacité de réunir l’ensemble de vos factures alors que la durée des 6 ou 10 ans réglementaires n'est pas écoulée : des pénalités financières sont prévues. 

• Pour une personne physique (comme un micro-entrepreneur)  : l’amende peut monter jusque 75 000 € 
• Pour une personne morale (comme une société ou une association) : l’amende maximale est de 375 000 €  

Une facture doit être rédigée en français et être éditée en deux exemplaires. Des mentions obligatoires doivent y figurer. Parmi elles : 

• La date d’émission : c’est-à-dire la date à laquelle elle a été établie. 
• Le numéro de la facture : il se doit d’être unique. C’est la « carte d’identité » de la facture. 
• La date de vente du produit ou du service : il s’agit de la date à laquelle la livraison des produits ou services a été effectuée.  
• L’identité du vendeur ou prestataire : elle se constitue de votre nom et prénom suivi ou précédé des initiales « EI » ou des mots « Entrepreneur individuel », de votre adresse de facturation et du numéro de SIRET ou SIREN de votre entreprise 
• L’identité et les coordonnées du client : elles comportent la dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénom si c’est un particulier) et son adresse de facturation
• La désignation et le décompte des prestations (produits et/ou services) 
• Le montant à payer : il s’agit de la somme totale hors taxes (HT) et toutes taxes comprises avec la TVA (TTC) si concerné. Les deux sommes doivent être inscrites sur la facture. Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, alors vous devez le préciser.  

À partir du 1er juillet 2024 vous devrez ajouter de nouvelles mentions à vos factures : 

• Le numéro SIREN du client (s’il s’agit d’un professionnel)
• L'adresse de livraison des biens si elle est différente de celle de facturation
• La catégorie de l'opération
• L'option pour le paiement de la taxe d'après les débits.

Ces nouvelles mentions ont été mises en place par le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022. L'objectif ?  Préparer progressivement les entrepreneurs à la généralisation de la facturation électronique.

Ces mentions ne sont pas encore obligatoires. Vous pouvez toutefois prendre les devants et les intégrer dès maintenant dans vos factures !

Besoin de conseils, de précisions ou d’un modèle pour réaliser vos factures ? Cet article est fait pour vous : auto-entrepreneur, comment faire une facture ? 

Vous l’avez compris, réaliser une facture et respecter les conditions de sa conservation requièrent un peu de rigueur ! Il est important de suivre scrupuleusement les étapes obligatoires et les délais en vigueur. Cette organisation demande du temps et nécessite un minimum d’attention.     

Vous pouvez tester gratuitement notre logiciel de gestion et de facturation et le service est ensuite sans engagement de durée. 

JE TESTE GRATUITEMENT MON PORTAIL