Frais de débours : déduire vos achats professionnels

Découvrez comment les frais de débours auto-entrepreneur peuvent être un véritable atout pour votre activité. En facturant séparément les dépenses engagées pour l’exécution de vos services, vous assurez une plus grande transparence financière, simplifiez votre gestion administrative et évitez une surévaluation de votre revenu imposable. Apprenez à tirer parti de ce mécanisme grâce à des explications claires, des démarches détaillées et des exemples concrets pour optimiser la gestion de votre micro-entreprise et assurer sa stabilité financière.

Dans le cadre de votre activité en micro-entreprise, vous pouvez être amené à avancer de l’argent pour acheter du matériel ou des matières premières pour le compte de vos clients. 

À titre d’exemple, on peut citer différents cas :

• Un client vient de confier sa voiture à un mécanicien auto-entrepreneur. Celui-ci va devoir acheter lui-même des pièces détachées pour effectuer la réparation.
• Un plombier ou un carreleur réalise des rénovations chez ses clients. Pour chaque prestation, il doit se procurer les matériaux nécessaires.

Ces professionnels avancent certaines dépenses indispensables à la réalisation de leur prestation ou de leur vente pour le compte de leur client. On parle alors de frais de débours, des sommes engagées en leur nom mais qui seront remboursées sans marge ni bénéfice. Ce mécanisme permet d’éviter d’intégrer ces frais au chiffre d’affaires et d’alléger les charges fiscales et sociales.

La bonne nouvelle étant : il est tout à fait possible de récupérer le montant de ces frais, même quand on est micro-entrepreneur !

Liste des frais déductibles pour un auto-entrepreneur

Les frais de débours auto-entrepreneur concernent :

• L’achat de marchandises dans le cadre d’une prestation de service : produits d’entretien, fournitures diverses, équipements, matériels…
• L’achat de matière première nécessaire à la réalisation du service
• Les frais de port engendrés dans la réalisation d’une prestation
• Les frais de déplacement engagés lors d’une mission pour un client, sauf frais kilométriques (seulement si celui-ci a consenti à les payer pour vous)

La facturation des frais de débours constitue un avantage considérable pour les micro-entrepreneurs.

Vous avez peut-être d’abord été tenté de prendre les frais à votre nom pour ensuite les refacturer à votre client ? La refacturation peut certes paraître plus simple mais elle n’est pourtant pas le meilleur choix ! Rappelons en effet qu’en micro-entreprise, vous payez vos cotisations sociales selon un taux fixe appliqué sur votre chiffre d’affaires. En intégrant ces frais à votre prix de vente global, vous risquez de gonfler artificiellement votre CA. Vos cotisations seront alors plus importantes et les plafonds potentiellement plus vite atteints.

En facturant des frais de débours, l'auto-entrepreneur évite toute mauvaise surprise :

• Les frais de débours, le micro-entrepreneurs ne seront pas comptabilisés dans le chiffre d’affaires et n’entreront donc pas dans le calcul des cotisations
• L'auto-entrepreneur ne joue finalement qu’un rôle d’intermédiaire entre le magasin et le client et n'est donc pas responsable du matériel acheté. Par conséquent, le client peut bénéficier des services après-vente du fournisseur.

Les coûts de fonctionnement représentent une composante incontournable de l'activité d'un micro-entrepreneur. Ils englobent diverses dépenses liées à l'exercice de la mission, certaines étant même facturées directement aux clients pour garantir la réalisation du travail.

Par exemple, l'acquisition d'outils nécessaires à l'exécution des tâches ne constitue pas des dépenses remboursables mais des coûts de fonctionnement, puisqu'il s'agit d'un investissement pour développer la micro-entreprise, ils ne peuvent pas être facturés en tant que frais de débours.

Un exemple concret des coûts de fonctionnement pour un micro-entrepreneur pourrait être un photographe auto-entrepreneur. Imaginons qu'il investisse dans l'achat d'un nouvel appareil photo haut de gamme afin d'améliorer la qualité de ses services. Ces coûts ne sont pas remboursables par les clients, mais ils sont indispensables pour maintenir et développer son activité. En outre, il peut également inclure des dépenses telles que l'achat de logiciels de retouche photo, la location d'un studio pour des séances de shooting ou même les frais de déplacement pour se rendre sur les lieux des sessions photo. Toutes ces dépenses sont des coûts de fonctionnement nécessaires pour que le photographe puisse exercer son activité auto-entrepreneur et offrir un service de qualité à ses clients.

Si vous souhaitez récupérer l’argent que vous avez avancé, vous devrez respecter certaines formalités :

• Dans un premier temps, vous et votre client devrez signer un accord écrit ou mandat de débours où seront précisés la nature de l’achat et le budget maximum prévu. Cela constituera une preuve si toutefois votre client refusait ensuite de vous rembourser.
• Vous devez facturer l’achat au nom de votre client en mentionnant ses coordonnées complètes (SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, adresse du siège, etc). N’achetez pas en votre nom sinon le remboursement ne pourra pas se faire sous la forme de frais de débours.
• La facturation des frais de débours se fait au centime près. Vous ne pouvez pas demander un remboursement d’un montant supérieur à celui de la somme avancée.
• Conservez toutes vos preuves d’achat (factures, tickets de caisse…). Vous en remettrez une copie à votre client afin qu’il vous rembourse. Ces documents seront également à présenter en cas de contrôle.

Découvrez ce qu'il faut savoir sur la facturation des auto-entrepreneurs 

Prenons l’exemple de Victor, mécanicien auto-entrepreneur. 

Victor a reçu un nouveau client ce matin. Celui-ci voudrait faire une vidange sur son véhicule mais n’a pas d’huile à fournir. Pas de problème, Victor va s’en charger ! Ils signent alors tous les deux un contrat indiquant la nature de l’achat (un bidon d’huile) et le budget alloué.

Victor commande le nécessaire et demande que ceci soit bien facturé au nom du client. Il avance l’argent (40 €) en prélevant la somme nécessaire sur le compte bancaire dédié à son auto-entreprise.

Une fois la vidange effectuée, il remet à son client une facture de 140 €. Celle-ci mentionne de manière distincte le coût de la vidange (100 €) et celui des frais de débours (40 €). Il joint également le justificatif de paiement du bidon d’huile.

Le client versera donc 140 € à Victor, mais ce dernier ne déclarera que 100 € comme chiffre d'affaires. Il ne paiera ainsi des cotisations sociales que sur le montant réel de sa prestation !

Facturer un débours nécessite de bien distinguer ces dépenses du montant de la prestation. L’auto-entrepreneur ne doit pas inclure les débours dans le chiffre d’affaires, mais bien les faire apparaître séparément sur la facture adressée au client. Ces frais doivent correspondre strictement aux dépenses engagées pour son compte et être justifiés par la facture du fournisseur.

Attention, vous ne pouvez pas appliquer de marge sur ces montants ni ajouter de TVA si vous bénéficiez de la franchise en base. Le remboursement se fait à l’euro près, sans bénéfice supplémentaire. Cette règle permet au client de comprendre clairement le contenu des frais refacturés et d’assurer une comptabilité transparente en fonction des dépenses réelles engagées pour la prestation réalisée.

Comment gérer les frais de déplacement en auto-entreprise ?

Les frais de déplacement peuvent être intégrés dans la prestation ou être refacturés au client sous forme de débours, selon le cadre défini entre les deux parties. Si ces frais sont facturés directement, ils doivent être inclus dans le chiffre d’affaires d'un auto-entrepreneur.

En revanche, pour appliquer le principe des débours, vous devez vous assurer que la facture du fournisseur (billet de train, location de véhicule, carburant) est bien établie au nom du client. Ce dernier pourra ainsi rembourser l'achat sans que cela n’impacte le chiffre d’affaires du professionnel. Cette méthode est particulièrement intéressante pour optimiser la gestion financière tout en respectant les règles comptables en vigueur.

Comment comptabiliser une facture de débours en auto-entreprise ?

En micro-entreprise, les débours ne sont pas intégrés au chiffre d’affaires puisqu’ils correspondent à des frais engagés pour le compte du client. Pour être comptabilisés correctement, ces montants doivent apparaître séparément sur la facture, sans marge ni TVA supplémentaire. Il est essentiel que la facture fournisseur soit établie au nom du client, afin de respecter le cadre légal des débours et d’assurer une transparence totale dans la gestion comptable.

Dans ce cas, un auto-entrepreneur agit uniquement comme intermédiaire et le remboursement des frais ne doit pas être pris en compte dans son chiffre d’affaires. Attention, si ces achats sont facturés comme des frais classiques sans application du principe des débours, elles seront alors soumises aux cotisations sociales. Il vous faudra aussi indiquer dans votre livre de recettes la mention "débours" à côté de la somme correspondante. Il est donc important de bien maîtriser cette règle pour optimiser la gestion financière de son activité en toute légalité.

Un micro-entrepreneur peut-il utiliser une note de frais pour ses achats professionnels ?

Dans une entreprise classique, une note de frais permet de lister les dépenses engagées par un salarié ou un dirigeant pour le compte de l’entreprise, accompagnées des justificatifs nécessaires pour obtenir un remboursement. Cette pratique est courante dans les sociétés soumises à un régime réel d’imposition, où les frais professionnels sont déductibles du chiffre d’affaires.

En auto-entreprise, établir une note de frais a peu d’intérêt, car les frais engagés personnellement ne peuvent pas être déduits de votre chiffre d’affaires. Contrairement aux autres statuts, un auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d’affaires brut, sans possibilité de soustraire ses dépenses professionnelles.

Remboursement des frais pour les auto-entrepreneurs : comment s'y prendre ?

Un auto-entrepreneur peut utiliser son compte professionnel pour régler ses dépenses et, si nécessaire, transférer des fonds de ce compte vers son compte personnel pour compenser les frais engagés. Cependant, ces montants ne seront pas considérés comme des charges déductibles et n’auront aucun impact sur votre imposition ou vos cotisations sociales.

Pour pouvoir déduire ses frais professionnels, récupérer la TVA sur ses achats si vous optez pour, et différencier ses remboursements de frais de sa rémunération, il y a un intérêt pour un chef d'entreprise de choisir un autre statut juridique. L’EURL ou la SASU permettent cette gestion plus flexible des règlements et offrent des avantages fiscaux que la micro-entreprise ne propose pas.

La gestion des frais professionnels est essentielle pour optimiser la comptabilité d’un auto-entrepreneur. L’application du principe des débours permet d’éviter d’augmenter artificiellement le chiffre d’affaires, en distinguant les dépenses réellement engagées pour le client. Dans chaque cas, il est crucial de s’assurer que la facture fournisseur est bien établie au nom du client afin de respecter le cadre légal. Le droit fiscal impose de bien différencier ces montants des revenus de l’auto-entrepreneur. Une communication claire avec le client garantit une facturation conforme et transparente.

Y a-t-il un seuil maximum pour les frais de débours en auto-entreprise ?

Non, les frais de débours ne sont soumis à aucun seuil limite. Contrairement au chiffre d’affaires classique d’un auto-entrepreneur, qui doit respecter des plafonds définis par la loi, les montants correspondant aux débours ne sont pas pris en compte dans le calcul de ce chiffre d’affaires.

Cela signifie qu’un micro-entrepreneur peut avancer des frais pour le compte de son client sans restriction de montant, tant que ces dépenses respectent les conditions requises : accord préalable du client, facture établie à son nom et remboursement à l’euro près sans marge ni TVA ajoutée.

Les frais de débours offrent donc aux micro-entrepreneurs une solution efficace pour éviter la surévaluation de leur chiffre d'affaires et réduire leurs cotisations sociales. En facturant séparément les dépenses liées à leurs services, ils bénéficient de plus de transparence financière et de simplicité administrative. Il est crucial de distinguer ces frais des coûts de fonctionnement et de respecter les formalités nécessaires pour en tirer pleinement avantage. Pour une gestion encore plus optimisée, un changement de statut juridique peut être envisagé, permettant une déduction plus large des frais professionnels et une meilleure gestion fiscale. En somme, la bonne gestion des frais de débours est une stratégie clé pour maintenir la santé financière et la croissance d'une auto-entreprise !

Vous savez maintenant l'essentiel sur les frais de débours pour les auto-entrepreneurs ! Si vous hésitez encore à vous lancer avec le statut auto-entrepreneur, n'hésitez pas à contacter nos conseillers : ils répondent à toutes vos questions et réalisent toutes vos démarches de création. Passez de l'idée à l'action dès aujourd'hui : vous êtes accompagné !

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