Les plateformes de dématérialisation partenaire : tout comprendre
Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ?
Dans le cadre de la réforme de généralisation de la facturation électronique vous ne pourrez plus envoyer directement vos factures à vos clients professionnels français. Vos factures seront envoyées et réceptionnées par un intermédiaire qui fera le lien entre vous et vos clients lors de vos transactions. De plus, vous recevrez toutes vos factures également au format électronique.
Les plateformes de dématérialisation partenaire ou PDP sont cet intermédiaire.
Ces plateformes sont des prestataires de services qui vous permettent de dématérialiser et de suivre le cycle de vos factures.
Seule une plateforme partenaire pourra émettre et transmettre les factures électroniques.
La liste des candidats pour devenir PDP n’est pas encore finalisée, mais vous pouvez la consulter sur le site des impôts.
Quel est le rôle d’une plateforme de dématérialisation partenaire ?
La mission d’une plateforme de dématérialisation partenaire est la suivante : soutenir la continuité et la sécurité de vos processus de facturation.
Une plateforme de dématérialisation a plusieurs rôles :
- Émettre, transmettre, réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client. Dans son rôle d’intermédiaire, elle pourra convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convienne au client
- Extraire et transmettre certaines données de la facture à l’administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT de l’opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué …)
- Transmettre les données de transactions entre fournisseur et client qui ne font pas l’objet d’une facture électronique à l’administration
- Transmettre les données de paiement pour l’ensemble des opérations
- Contrôler la conformité des données de transaction et des factures émises
- Permettre le suivi de ces factures électroniques
Une PDP pourra également proposer des fonctionnalités à valeur ajoutée :
- La gestion de factures au format électronique provenant de vos partenaires implantés dans l’Union Européenne.
- Des tableaux de bord
Qui est concerné par la facturation électronique ?
Sont concernées par l’émission de factures électroniques toutes les entreprises assujetties à la TVA. La facturation électronique concerne des entreprises de toutes tailles : des grands groupes aux TPE/PME. Les micro-entreprises sont donc touchées par cette réforme.
De plus, en tant que professionnel vous aurez pour obligation de recevoir toutes les factures de vos fournisseurs au format électronique. En effet, vos transactions avec vos fournisseurs tombent dans le cadre d'échanges en B2B.
Une comptabilité maîtrisée est le fondement de toute activité rentable sur le long terme. Avec un logiciel de facturation comme Mon Portail, vous rassemblez toute votre gestion en un seul endroit : modèles de devis, factures adaptées aux besoins des auto-entrepreneurs et factures d'avoirs, livre de recettes ou encore registre des achats. Faites-vous votre avis grâce à un mois d’utilisation gratuite !
Calendrier de la mise en place de la réforme
L'article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier du passage à la facturation électronique des entreprises :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
- 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (TPE PME ) et les micro-entreprises
Au 1er septembre 2026, vous, en tant que micro-entreprise, devrez être capable de recevoir des factures électroniques. Vous devrez donc vous inscrire dans le processus de dématérialisation via une plateforme dédiée.
À partir de cette date, vous ne pourrez plus refuser de recevoir une facture au format électronique.
Au 1er septembre 2027, vous devrez être capable de recevoir et émettre des factures électroniques.
Vous pouvez commencer à émettre des factures électroniques avant cette date butoir.
Le déploiement des obligations d’e-reporting suivra le même calendrier.
Quelle différence entre une PDP, le PPF et un OD ?
Dans le cadre de la dématérialisation de la facturation, vous retrouverez trois types d’acteurs : des PDP, le PPF et les OD. Tous ces acronymes peuvent porter à confusion. Faisons le point !
Le PPF
Le PPF est le Portail Public de Facturation. Ce portail porte le nom de Chorus Pro. Il s’agit de la solution de dématérialisation publique, mise gratuitement à la disposition des entreprises. Il offre un service basique de transmission et réception des factures électroniques.
Le PPF gère également l’annuaire central des entreprises et des PDP.
Les PDP
Une PDP, comme nous venons de le voir est habilitée à dialoguer avec le PPF. Elles ont le rôle d'intermédiaire entre les sociétés et l'administration française. Ces plateformes offrent également des services de transmission et réception de factures électroniques.
Elles peuvent aussi proposer des solutions complémentaires.
Les OD
Un OD ou Opérateur de Dématérialisation, permet à une entreprise d’externaliser sa facturation dématérialisée. Il joue le rôle d’intermédiaire entre le fournisseur et une plateforme PDP ou PPF.
L’échange des factures dématérialisées pourra se faire via deux types d’acteurs : le portail public de facturation (ou PPF) ou les plateformes de dématérialisation partenaires (ou PDP).
Quelle différence entre PDP et PPF ?
Le PPF est un opérateur public alors que les PDP sont des opérateurs privés, reconnus par l’État et immatriculés auprès de l’administration fiscale.
Les PDP peuvent offrir des fonctionnalités plus avancées que le PPF pouvant vous faire gagner en productivité.
L’une des différences majeures entre PPF et PDP est que l’opérateur public est gratuit alors que les PDP peuvent fixer leurs tarifs librement.
Récapitulons les solutions offertes par les PDP et le PPF :
| Fonctionnalités | PPF | PDP |
|---|---|---|
| Gérer mes clients assujettis et non assujettis | Non | Oui |
| Gérer mes factures de débours et mes notes de frais | Non | Oui pour certaines PDP |
| Accéder aux dossiers de factures de mes clients | Oui si vous avez accès à l’identifiant et au mot de passe de chacun de vos clients | Oui |
| Valider et payer mes factures | Manuel | Automatique |
Quelle différence entre PDP et OD ?
À la différence d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, les opérateurs de dématérialisation ne sont pas immatriculés par l’administration fiscale.
Un OD est donc un outil qui sert d’intermédiaire entre votre entreprise et le Portail public de facturation (PPF) ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) que vous aurez choisi. Ils sont facultatifs.
Quels sont les avantages des plateformes de dématérialisation partenaire ?
Bien que le Portail Public de Facturation (PPF) offre un ensemble de services de base permettant aux entreprises de se conformer aux exigences de la réforme, les PDP offrent une gamme de solutions plus étendue, couvrant chaque étape du processus de facturation.
Des fonctionnalités avancées de facturation électronique
Les PDP offrent des services supplémentaires tels que :
- Le rapprochement des factures avec les bons de commande et les contrats
- Des fonctionnalités visant à réduire le temps de saisie de données et à minimiser les risques d'erreur
- La gestion en temps réel de la trésorerie
Une solution adaptée à une diversité de formats de factures
Le PPF se limite à la réception des factures dans les trois formats standardisés (Factur-X, UBL 2.1 et UN/CEFACT CII) et applique des contrôles uniformes pour tous les utilisateurs, tels que la vérification de l'authenticité des factures et des données de paiement.
Néanmoins, une PDP peut mettre en place des contrôles spécifiques adaptés aux règles particulières d'un secteur d'activité.
Un archivage électronique sécurisé de vos données
Une PDP a la capacité d'archiver légalement les factures, qu'elles soient domestiques ou internationales, pour une durée renouvelable de 10 ans, tout en respectant les normes réglementaires.
En revanche, le PPF assure le stockage des documents pour 10 ans sans garantie de service, c’est-à-dire sans garantir une sécurité totale du stockage.
Ainsi, en termes d'archivage sécurisé, les PDP présentent un avantage.
L’extraction des informations nécessaires de vos transactions
Les PDP peuvent extraire en toute sécurité les informations nécessaires et les transmettre aux autorités fiscales, telles que :
- Les taux de TVA applicables,
- Les identités des fournisseurs et des clients,
- Les montants,
- Les dates,
- Etc.
En tant qu'intermédiaires de facturation immatriculés, les PDP garantissent l'intégrité, la fiabilité et l'authenticité des données confiées, tout en permettant aux entreprises de gagner en productivité.
Comment fonctionne le PPF ?
Le processus de fonctionnement du PPF se déroule comme suit :
- L’entreprise émettrice envoie la facture électronique au destinataire.
- Le destinataire reçoit la facture via sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
- La PDP transmet la facture électronique au PPF.
- Le PPF vérifie la validité de la facture et la transmet à l’administration fiscale.
- L’administration fiscale accuse réception de la facture électronique auprès du PPF.
- Le PPF envoie l’accusé de réception à la PDP.
- La PDP transmet l’accusé de réception à l’entreprise émettrice.
Ainsi, le PPF agit en tant que tiers de confiance, garantissant la sécurité et la confidentialité des données échangées.
Comment choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire ?
Le choix de la plateforme de dématérialisation pour votre auto-entreprise sera stratégique dans votre transition vers la facturation électronique. Vous devrez choisir une plateforme pour émettre vos factures mais aussi pour recevoir vos factures.
Chacune de ces plateformes pourra vous offrir plus ou moins de fonctionnalités selon vos besoins.
Deux options s’offrent à vous :
- Le portail public Chorus Pro : gratuit, ce portail se concentre sur l’extraction des données liées à la TVA. Ses options sont limitées, puisqu’elles servent avant tout à prévenir la fraude fiscale.
- Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : solutions privées et payantes, elles vous offrent davantage de fonctionnalités et peuvent répondre aux besoins spécifiques de votre auto-entreprise.
Si vous optez pour une plateforme partenaire privée (PDP), pensez à vérifier son immatriculation par l’administration fiscale.
Analysez également ses éventuelles options afin de répondre au mieux à vos problématiques d’auto-entrepreneur : statut du paiement des factures, outils de mesure, etc.
Pour vous aider à choisir votre plateforme dématérialisation partenaire, vous pouvez tenir compte des critères suivants :
- Les fonctionnalités : choisissez une PDP offrant des outils efficaces, notamment pour automatiser votre processus de facturation. Pensez à évaluer la facilité d’utilisation de l’outil, de sa mise en place et le support client offert. Elle doit de plus disposer d’une interface fluide, intuitive et proposer des intégrations avec vos outils comptables actuels.
- En fonction de vos besoins. Choisissez la PDP qui répondra le mieux aux contraintes de votre activité.
- Le prix : étudiez le rapport qualité/prix offert par la plateforme de dématérialisation partenaire en fonction des services proposés. N’oubliez pas que le PPF est certes limité, mais est gratuit. Il peut très bien être adapté à toutes vos contraintes.
Vous pouvez choisir une ou plusieurs plateformes de dématérialisation partenaire.
Les plateformes de dématérialisation partenaire sont donc des acteurs majeurs dans le cadre de la mise en place de la facturation électronique et de l'e-reporting. Pour bien choisir vos partenaires de confiance pour la transmission des données, nous vous invitons à comparer les services proposés, leurs prix et leurs processus de mise en place.
Au Portail Auto-Entrepreneur, un conseiller dédié est à votre écoute pour répondre à toutes vos questions. Comment émettre une facture conforme ? Comment choisir la plateforme de dématérialisation adaptée à vos besoins ? Comment optimiser la gestion de votre comptabilité ? Avec Mon Pack Succès, vous êtes soutenu par notre assistance administrative illimitée (par téléphone) en plus d’un accès total au logiciel de facturation Mon Portail.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique n’est ni un document PDF ni une facture papier numérisée. Il ne s'agit pas simplement d'imprimer ou d'envoyer vos factures par email !
Vous devez émettre vos factures électroniques de manière entièrement dématérialisée. En d’autres termes, il est impératif de passer par une plateforme de dématérialisation certifiée. Cet intermédiaire vous permettra de recevoir, émettre et transmettre des factures électroniques.
Cette plateforme structure les données de vos factures avec des codes et balises, selon un format standardisé (UBL, CCI, etc.). Ces documents dits « structurés » sont en langage informatique, lisible par les logiciels de l’administration fiscale, mais incompréhensible pour les humains. À l'inverse, une facture papier envoyée par mail serait considérée comme non structurée.
Pour plus de clarté, vous pouvez émettre deux fichiers : une facture structurée (en langage informatique) et une facture au format PDF (en français). Les plateformes de dématérialisation acceptent ces formats « hybrides ».
E-reporting : qu'est-ce que c'est ?
Il s'agit d'une nouvelle étape à intégrer dans votre comptabilité : l'envoi des « données de transaction » à l'administration fiscale. Ces données comprennent principalement des informations sur le montant de la TVA facturée ou le montant total de chaque opération mentionnée sur vos factures.
