Comptabilité auto-entrepreneur : le guide complet

Gérer la comptabilité en micro-entreprise est plus simple que pour d'autres statuts, mais l'auto-entrepreneur doit tout de même respecter certaines obligations comptables.

• Tenir un livre des recettes : Obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs, il doit répertorier chaque encaissement de manière chronologique et non modifiable.
• Tenir un registre des achats : Obligatoire pour ceux qui vendent des marchandises ou fournissent des prestations d’hébergement.
• Déclarer le chiffre d’affaires est ses revenus professionnels : Mensuellement ou trimestriellement à l’Urssaf, même si le chiffre d’affaires est nul.
• Ouvrir un compte bancaire dédié : Obligatoire si le chiffre d’affaires dépasse 10 000 € sur deux années consécutives.
• Émettre des factures : Obligatoire pour chaque vente ou prestation avec des mentions légales précises.
• Conserver les justificatifs : Les factures et dépenses doivent être conservées pendant au moins 10 ans.
• Utiliser un logiciel de comptabilité certifié : Obligatoire pour les commerçants redevables de la TVA utilisant un logiciel de caisse.

En micro-entreprise, fini les démarches comptables lourdes et les calculs complexes ! Ce statut offre une gestion simplifiée avec un nombre réduit d'obligations administratives.

Mais concrètement, pourquoi est-ce plus simple quand on est micro-entrepreneur ? 

C'est notamment parce que :

• Vous profitez d’une franchise en base de TVA (jusqu’à un certain plafond) et n’avez donc pas à calculer la TVA que vous collectez,  ainsi que celle que vous pourriez déduire de vos achats professionnels. Vous évitez ici les complexités de cette déclaration.
• Vous bénéficiez du régime micro-fiscal et n’avez qu’une déclaration complémentaire à remplir lorsqu’il est temps de déclarer vos impôts.

Grâce à cet allègement des formalités, les micro-entrepreneurs n’ont pas l’obligation de :

• Faire appel à un expert-comptable
• Fournir une liasse fiscale : compte de résultats, bilan de fin d’année, etc. 

Les auto-entrepreneurs sont des chefs d’entreprise et doivent en toute logique répondre à certaines formalités légales obligatoires.  

Les obligations concernent la tenue d’un livre de recettes et éventuellement d’achats, la facturation et l’ouverture d’un compte bancaire dédié. On vous explique tout ça ! 

Tenir un livre des recettes encaissées

Première obligation : la tenue d’un document qui répertorie l’ensemble des recettes encaissées dans le cadre de votre activité auto-entrepreneuriale. Cette obligation concerne les auto-entrepreneurs artisans, libéraux et commerçants.  

Vous devrez y indiquer sous forme de tableau à 6 colonnes :

• La date d’encaissement des recettes
• La référence de la facture et éventuellement du devis
• Le nom du client
• La nature de la prestation
• Le montant de la recette
• Le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)

La forme du livre de recettes est là aussi assez libre. Les micro-entrepreneurs ont le choix entre plusieurs options :

• Un livre-comptable papier acheté dans le commerce
• Un modèle officiel tel qu’il peut exister en téléchargement sur internet
• Un logiciel comptable spécifique pour ceux qui le souhaitent

Vous pouvez opter soit pour un document numérique, soit pour un format papier.

Quel que soit votre choix, l’ensemble de vos recettes devra y être indiqué de manière chronologique et sans ratures ! Ce document est en effet non modifiable.

Vous avez le choix entre un format numérique ou une version papier pour enregistrer vos recettes.
Dans tous les cas, celles-ci doivent être consignées de manière chronologique, claire et sans aucune modification. Ce document est non modifiable, il est donc essentiel de le remplir avec rigueur et précision !

Le livre des recettes de l’auto-entrepreneur

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité certifié est obligatoire uniquement pour les commerçants redevables de la TVA :

• S’ils utilisent un logiciel de caisse
• Et qu’ils vendent des biens ou services aux particuliers

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Tenir un registre des achats

La tenue d'un registre des achats est obligatoire pour les micro-entrepreneurs exerçant certaines activités spécifiques. Cela concerne notamment ceux qui commercialisent des marchandises, des fournitures ou des denrées destinées à être consommées sur place ou à emporter. De même, les professionnels proposant des prestations d'hébergement doivent également se conformer à cette obligation comptable.

Ce document doit mentionner :

• La date de l'achat
• La référence de l'achat (numéro de facture)
• L'identité du fournisseur
• La nature de l'achat (produit ou prestation)
• Le prix TTC de l'achat
• Le mode de règlement (espèces, virement, carte bancaire, etc.)

Registre des achats pour micro-entrepreneurs : le guide complet 

Déclarer son chiffre d’affaires

Vous êtes dans l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’Urssaf et ce même si ce dernier est nul. Dès lors que votre micro-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, vous devez déclarer les sommes totales encaissées Hors Taxes (et non facturées). En tant qu’auto-entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire vos charges.

Ouvrir un compte bancaire dédié

Les micro-entrepreneurs ont l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité si leur chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 euros sur deux années consécutives. 

Concrètement, ce compte vous permettra d’encaisser vos recettes et de régler les achats ainsi que les dépenses liées à votre activité, tout en les distinguant de vos finances personnelles. Il vous servira également à prélever votre rémunération avant de la transférer sur votre compte personnel. De plus, il vous offrira la possibilité de disposer de moyens de paiement dédiés, tels qu’une carte bancaire, un chéquier ou un terminal de paiement. Enfin, ce compte pourra faciliter l’obtention d’un crédit ou d’un prêt pour le développement de votre entreprise.

Vous l’avez compris, l’objectif de ce compte bancaire est de distinguer vos transactions personnelles et professionnelles. Vous y voyez ainsi plus clair dans votre comptabilité, notamment en cas de contrôle !

Remettre des factures aux clients

En micro-entreprise, vous avez l’obligation de fournir des factures à vos clients, pour chaque vente ou prestation, conformément à l'article L441-3 du Code de Commerce.

Les factures répondent à des impératifs précis. Attention à ne rien oublier ! 

Voici les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures : 

• Date d’émission de la facture
• Numéro de facture unique, attribué chronologiquement
• Date de la vente ou de la prestation
• Identité du client (nom et adresse)
• Identité de l’auto-entrepreneur (nom, prénom, adresse, et mention "EI" ou "Entrepreneur Individuel")
• Numéro SIREN de l'auto-entrepreneur
• Description détaillée des produits ou services (quantité, prix unitaire, total)
• Montant total (hors taxe et toutes taxes comprises si applicable)
• Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, ajouter la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Il vous faudra également faire apparaître votre numéro de TVA sur vos factures.

Vous le voyez, les obligations comptables des micro-entrepreneurs sont relativement réduites. Néanmoins, une certaine rigueur demeure essentielle pour bien gérer votre comptabilité. 

En effet, être à jour dans vos documents comptables vous permettra de :

• Connaître rapidement votre chiffre d’affaires pour remplir plus facilement votre déclaration et vérifier que vous ne dépassez pas les plafonds 
• Fournir des documents clairs et organisés en cas de contrôle fiscal
• Vérifier la rentabilité de votre auto-entreprise

Voici donc quelques astuces pour mettre toutes les chances de votre côté !

Conservez vos justificatifs

Même si cela est rare, les auto-entrepreneurs peuvent eux aussi se faire contrôler ! Vous devrez alors être en mesure de présenter vos justificatifs de dépenses et vos factures sur les 10 années passées.  

Vous n’êtes actuellement pas redevable de la TVA ? Certes, mais vous le serez peut-être un jour. Pour anticiper d‘éventuelles déclarations, mieux vaut donc conserver toutes vos preuves d’achats professionnels. Sans ces justificatifs, il vous sera impossible de récupérer la TVA qui vous est due. 

Sécurisez vos documents

Un déménagement, une panne informatique ou tout simplement le temps qui passe suffisent parfois à égarer des documents.

Dans ce cas, n’hésitez à faire des duplicatas ou à numériser vos papiers importants pour les conserver sur un espace de stockage numérique. Un disque dur peut en effet rendre l’âme à tout instant. Avec le cloud, vous minimisez les risques !

Ayez un fonds de trésorerie

Pour éviter tout découvert, pensez à anticiper vos flux de trésorerie en établissant un budget prévisionnel, notamment si vous avez un stock à gérer ou que vous payez vos fournisseurs avant d’être réglé par vos clients.

Soyez vigilant sur vos encaissements et décaissements et prévoyez un fonds de trésorerie suffisant.

Soyez rigoureux

Profitez des allègements de la micro-entreprise tout en restant organisé ! La déclaration de chiffre d’affaires n’ayant lieu que tous les mois ou tous les 3 mois, il peut en effet être tentant d’entasser les factures, en reportant la paperasse au lendemain. Il est pourtant essentiel d’aménager un temps régulier pour la tenue de votre comptabilité. Comme n’importe quel chef d’entreprise, vous n’avez pas le droit à l’erreur !

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