Le livre des recettes de l’auto-entrepreneur

Le livre des recettes est un registre comptable permettant de répertorier, de manière chronologique, l’ensemble des recettes encaissées par un auto-entrepreneur sur une année civile.  

Attention, en tant qu'indépendant, il vous est interdit de modifier a posteriori les écrits comptables qui y figurent (numéro de facture, date d’achat, montants encaissés, etc.) ! 

Le livre de recettes de l'auto-entrepreneur a plusieurs objectifs : 

• Limiter les fraudes ou la dissimulation d'encaissements : le livre des recettes sert de justificatif pour chaque paiement reçu en cas de contrôle de l’Urssaf. Ce cahier permet de comparer les entrées d’argent mentionnées (de vos ventes ou prestations) avec les déclarations fiscales et sociales effectuées.  
• Avoir une gestion transparente de votre comptabilité : grâce au livre des recettes, vous avez une vision globale de la situation comptable de votre auto-entreprise. Il vous permet également de réaliser votre déclaration de chiffre d’affaires à l’Urssaf, tous les mois ou trois mois selon votre choix. 
• Vérifier que vous respectez les plafonds de chiffre d’affaires, dont le montant varie selon de la nature de votre activité (188 700 € ou 77 700 €). Si vous les dépassez, vous risquez en effet de sortir du régime de la micro-entreprise. 

La réponse est simple : tous les auto-entrepreneurs doivent tenir un livre des recettes encaissées. Que vous soyez auto-entrepreneur artisan, commerçant ou en activité libérale, vous devez donc tenir ce document à jour à chaque paiement reçu. Et ce, peu importe votre chiffre d’affaires ou type d’activité ! 

Contrairement au livre des comptes ou à la liasse fiscale, qui ne concernent pas les auto-entrepreneurs, la tenue d’un livre des recettes est donc obligatoire. 

En tant qu’auto-entrepreneur, il n’y a pas de sanction si vous ne tenez pas un livre de recettes ou un registre d’achat même si vous devez impérativement conserver les informations du livre de recette durant 10 ans à partir de la clôture de votre micro-entreprise.

Toutefois, en cas de falsification du livre de recettes, vous risquez des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Les informations obligatoires 

Le livre de recettes se présente généralement sous la forme d’un tableau à 6 colonnes, dans lesquelles vous devrez mentionner les éléments suivants : 

• La date d’encaissement des recettes, le livre des recettes en micro-entreprise doit être tenu de manière chronologique, la date correspond donc à la première colonne à remplir ;
• La référence, c'est-à-dire le numéro de facture ;
• L’identité du client particulier ou de l’entreprise ;
• La nature de la prestation ou la référence du produit ;
• Le montant encaissé sur votre compte bancaire ;
• Le mode de règlement (chèque, espèces, carte bancaire ou virement).

Certains allégements exceptionnels sont néanmoins prévus dans des cas précis : 

• Vous pouvez enregistrer, sur une seule ligne, les sommes encaissées à l’issue d’une journée. Attention, cela n’est possible qu’en cas de ventes au détail ou de services à des particuliers, et si la valeur unitaire ne dépasse pas 76 €. 
• En cas de remises de chèques simultanées, vous pouvez inscrire le montant total du bordereau sur une ligne. Ce bordereau sera votre justificatif, conservez-le précieusement. 

À la fin de chaque trimestre, puis en fin d’année civile, vous devrez totaliser l’ensemble des opérations. 

Les formats conseillés 

Tant que toutes les informations apparaissent, et que les écritures ne sont pas modifiables, le choix du format du livre des recettes est en théorie libre.

Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 , il est d’ailleurs possible d’opter pour un livre des recettes dématérialisé.

Numérique ou papier, c'est donc à vous de choisir ! 

Le format papier : une fausse bonne idée 

En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez le droit de tenir votre livre de recettes « à l’ancienne ». Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce.  

Vous pouvez de même télécharger un modèle sur internet et le remplir à la main, soit sur papier, soit sur un tableau Excel.  

Bien qu’autorisée, cette solution reste toutefois déconseillée. La raison est simple : en plus de vous prendre du temps et de l’énergie, cette feuille de calcul est facilement modifiable. Elle ne garantit donc pas l’intégrité des données comptables en cas de contrôle

Utiliser un logiciel de facturation en ligne 

Utiliser un logiciel de facturation est la solution la plus pratique, sécurisée et simple à manipuler : il garantit en effet l’intégrité, l’authenticité et la mise à jour de vos écritures comptables en tant que micro-entrepreneur.

De plus, se servir d'un format dématérialisé permet de suivre en temps réel, l’évolution de son chiffre d’affaires. En ayant en tête les plafonds de CA pour chaque année, vous prenez moins de risque de les dépasser.

Nos équipes ont d’ailleurs conçu un outil de gestion et de facturation complet et adapté aux besoins des auto-entrepreneurs.

Ce logiciel vous permet notamment d'éditer automatiquement un livre de recettes 100 % conforme à la réglementation. 

Pour chaque facture, il vous suffira de renseigner les informations concernant votre client, la nature de la prestation, le montant à encaisser et le mode de règlement. 

Une fois votre facture notée comme payée, votre livre de recettes sera alors automatiquement mis à jour et vous pourrez télécharger votre livre sous format PDF ou Excel. 

De plus, vous pourrez : 

• Générer automatiquement vos devis et factures auto-entrepreneur ;
• Archiver l'ensemble de vos documents comptables dans votre espace personnel ; 
• Être à jour sur vos déclarations obligatoires en consultant votre calendrier personnalisé ;
• Suivre la progression de votre chiffre d'affaires et savoir où vous en êtes par rapport aux plafonds de l’auto-entreprise et de la TVA ;
• Estimer le montant de vos cotisations sociales ;
• Avoir une vision d’ensemble sur votre comptabilité (facture non payée, moyenne de vos recettes, etc.).

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Quelques conseils pour bien remplir votre livre des recettes 

Vous l’avez compris : peu importe le format, la tenue du livre de recettes demande de l’organisation et de la rigueur. Si vous n’utilisez pas un logiciel de gestion, pensez à vérifier plusieurs fois vos calculs afin de limiter le risque d’erreurs. 

Voici quelques conseils pratiques pour remplir votre document : 

• Idéalement, remplissez votre livre de recettes au jour le jour, à chacun de vos encaissements. 
• Respectez la chronologie des encaissements : vous devez renseigner la recette au moment où vous recevez le paiement et non au moment où vous la facturez, d'où le terme de « recettes encaissées ».
• Ne modifiez pas votre livre des recettes : pas de ratures, de suppression de lignes, de saut de ligne ni de « blanc ».  

Un logiciel de gestion et de facturation est à la fois un gain de temps mais également une garantie de respecter les obligations comptables. C'est une sécurité supplémentaire dans la gestion de votre micro-entreprise.

Si votre comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur est bel et bien réduite à l’essentiel, il vous faudra tout de même respecter des obligations comptables précises. 

Le registre des achats 

En plus du livre des recettes, certains micro-entrepreneurs doivent tenir un registre des achats pour garder une trace de leurs dépenses. 

Selon l'article L123-28 du Code de commerce, un auto-entrepreneur est tenu de tenir un registre des achats s'il est :  

• Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées ;
• Fournisseur de prestations d’hébergement.

Comme son nom l’indique, le registre des achats devra notamment récapituler le détail de chaque achat effectué pour votre micro-entreprise. En clair, si le livre de recettes reprend tous vos encaissements (provenant des ventes ou prestations), le registre des achats reprend toutes vos sorties d’argent (provenant de chaque achat professionnel). 

Comme le livre de recettes, le livre des achats tout comme les pièces justificatives de paiement doivent être conservés durant 10 ans pour chaque année concernée. 

Le registre des achats n’est soumis à aucune sanction en cas de manquement. En revanche, en cas de falsification du document, tous les auto-entrepreneurs s’exposent à une sanction pénale de maximum 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Les autres obligations comptables en micro-entreprise 

Les chiffres ne sont pas votre tasse de thé ? L’administratif et la paperasse vous inquiètent ? Pas de panique, tout est « plus simple » en auto-entreprise. 

En plus du livre des recettes (et éventuellement d’un registre récapitulant vos achats), vous devez simplement : 

• Fournir des factures à vos clients pour chaque vente de produits ou prestation de services : elles indiqueront le montant à régler pour chaque client et devront comprendre des mentions obligatoires. 
• Ouvrir un compte bancaire dédié si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 € deux années consécutives. Notez que vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Un compte courant suffit. 
• Déclarer votre chiffre d’affaires à l’Urssaf chaque mois ou chaque trimestre selon l’option choisie en début d’activité.

Vous bénéficiez enfin de la franchise en base de TVA  dès lors que vous ne dépassez pas les seuils de chiffre d’affaires annuels propres à votre activité (jusqu’à 85 000 € pour de la vente ou 37 500 € pour une activité de prestations de services). Cette exonération vous oblige cependant à tenir un livre des recettes plus minutieusement (jour par jour), afin d’être capable de justifier de votre chiffre d’affaires exact.

Si vous êtes exonéré de TVA, vous n’aurez ni à la facturer à vos clients, ni à la déclarer aux impôts. 
 

Vous l’avez compris, les obligations comptables sont donc particulièrement allégées en micro-entreprise !  

Qui doit tenir un livre de recettes ?

Tous les micro-entrepreneurs, qu'ils exercent une activité commerciale, artisanale ou libérale, sont tenus de tenir un livre de recettes.

À quelle fréquence doit-on mettre à jour le livre de recettes ?

Idéalement, le livre de recettes doit être mis à jour quotidiennement à chaque encaissement. À minima, vous devez mettre votre document à la page une fois par mois.

Que faire en cas d'erreur dans le livre de recettes ?

En cas d'erreur, il est préférable d'ajouter une note explicative plutôt que de raturer ou de supprimer des lignes. La transparence et la clarté des enregistrements sont essentielles.

Peut-on regrouper plusieurs encaissements dans une seule ligne ?

Oui, dans certains cas comme les ventes au détail ou les services à des particuliers, vous pouvez regrouper les encaissements de la journée en une seule ligne, à condition que la valeur unitaire ne dépasse pas 76 €.

Vous avez désormais toutes les informations pour tenir et mettre à jour votre livre des recettes. Grâce à l’outil Mon Portail, vous êtes certain d’être à jour dans vos comptes et évitez de perdre du temps avec la paperasse. Testez-le ! 

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