Registre des achats pour micro-entrepreneurs : le guide complet
Même s’il bénéficie d’une comptabilité simplifiée, l’auto-entrepreneur a l’obligation d’établir plusieurs documents comptables pour être à jour en cas de contrôle. Selon la nature de son activité, il peut ainsi être tenu de fournir un registre des achats. Quels sont les auto-entrepreneurs concernés ? À quoi sert ce document ? Comment concrètement tenir ce registre et sur quel support ? Suivez le guide !
En bref
Voici les informations à retenir :
- Comptabilité simplifiée, mais obligations importantes : Le registre des achats est essentiel pour certains micro-entrepreneurs, car il leur permet de justifier leur comptabilité en cas de contrôle.
- Qui est concerné ? : Ce document est obligatoire pour les commerçants et fournisseurs de prestations d'hébergement.
- Pourquoi le tenir ? : Il permet de répertorier toutes les dépenses professionnelles et d'éviter les sanctions.
- Comment le remplir ? : Suivez nos conseils pour bien tenir ce registre, respecter les normes et rester en règle en 2024 et pour les années à venir.
Le registre des achats en micro-entreprise : définition
Un récapitulatif de vos dépenses professionnelles
Contrairement aux sociétés et aux entrepreneurs individuels au régime réel, les auto-entrepreneurs (également appelés micro-entrepreneurs) n’ont pas l’obligation d’établir une liasse fiscale. Ils n’ont donc pas à déposer leurs comptes annuels aux impôts.
Néanmoins, puisqu’il exerce à son compte, l’auto-entrepreneur a l’obligation de tenir une comptabilité à jour, notamment pour justifier de ses entrées et sorties d’argent en cas de contrôle.
Ainsi il peut être concerné par deux types de registres :
- Le livre de recettes qui liste tous ses encaissements
- Le registre des achats qui répertorie tous les achats effectués dans le cadre de sa micro-entreprise.
Mais attention, alors que le livre de recettes est obligatoire pour toutes les micro-entreprises sans exception, le registre des achats, lui, ne concerne que quelques activités.
Au sein du registre des achats, vous devez également conserver les justificatifs de vos dépenses (factures, notes et tickets).
Le saviez-vous ?
Le livre des recettes liste les recettes encaissées, et non facturées par l’entrepreneur. En d’autres termes, seules doivent être mentionnées les sommes qui apparaissent réellement sur votre compte. Tant qu’une facture n’a pas été payée, vous ne devez donc pas l’inscrire comme recette.
Les auto-entrepreneurs concernés par le registre des achats
Selon l'article L123-28 du Code de commerce, vous êtes tenu de tenir un registre des achats si vous êtes :
- Commerçant vendant des marchandises, des objets, des fournitures ou des denrées
- Fournisseur de prestations d’hébergement
Vous avez une auto-entreprise de prestations de services ? Vous n’ êtes donc pas concerné par le registre des achats. Toutefois, rien ne vous empêche de lister l’ensemble de vos dépenses professionnelles pour avoir une vision claire de votre comptabilité.
Registre des achats : quels avantages ?
Tenir un registre des achats comporte plusieurs intérêts pour votre auto-entreprise :
- Avoir une comptabilité claire et précise : en inscrivant vos dépenses, vous comptabilisez clairement vos décaissements et veillez ainsi à la rentabilité de votre auto-entreprise. Plus peur d’aller sur votre compte, vous avez déjà tout anticipé !
- Conserver les preuves de vos achats professionnels : en cas de contrôle de votre livre des achats, vous êtes en mesure de justifier vos dépenses.
Le saviez-vous ?
Si vous effectuez une dépense inférieure à 150 euros pour votre auto-entreprise, un ticket de caisse sera un justificatif suffisant. Au-delà, vous devez demander une facture.
Registre des achats en auto-entreprise : comment le remplir ?
En auto-entreprise, le registre des achats doit contenir les informations suivantes :
- L’inscription des dépenses TTC si la TVA est appliquée
- La date de paiement
- La nature de l’achat : service, produit, matériel etc.
- Le mode de règlement : espèces, chèques, carte bancaire etc.
- Le nom ou la dénomination du fournisseur
- Les justificatifs de paiement
Attention, le livre des achats tout comme les pièces justificatives de paiement doivent être conservés durant 10 ans pour chaque année concernée selon l’article L.123-22 du code de commerce qui stipule que «Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.» Par exemple, vous devez conserver jusqu’en 2034 le registre des achats pour l’année 2024.
Quel est le délai de conservation des factures ?
Information importante
La non-tenue du registre des achats n’entraîne pas de sanction pour l'auto-entrepreneur. En revanche, vous encourez jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende si vous indiquez de fausses informations sur ce document.
Registre des achats : quel support utiliser ?
La loi n’impose pas de modèle pour le registre des achats. Elle ne précise pas non plus le support à utiliser.
Papier, tableur ou logiciel dédié, un auto-entrepreneur est donc libre de choisir ce qui lui convient le mieux.
Toutefois, retenez bien une chose : votre registre des achats ne doit contenir aucune rature ni saut de ligne. Toutes les informations doivent y être inscrites par ordre chronologique.
Une fois enregistrées, elles ne doivent plus être modifiées. Vous ne pouvez donc pas revenir en arrière et supprimer des dépenses a posteriori.
Information importante
À partir de 2024, les micro-entrepreneurs devront obligatoirement utiliser un logiciel de facturation certifié conforme aux normes fiscales NF 525. Cette mesure vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en garantissant l'intégrité et la sécurisation des données comptables.
Le format papier : la méthode à l’ancienne
Depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 il est autorisé de tenir un registre des achats de façon dématérialisée.
Vous êtes donc libre d’utiliser un cahier ou un livre comptable papier vendu dans le commerce.
Concrètement, ce document peut prendre la forme d’un tableau à 6 colonnes. Vous pourrez y mentionner les informations obligatoires comme dans le modèle ci-dessous :
Modèle de registre des achats | |||||
Date de paiement pour cet achat | Nature de l’achat | Montant de la dépense TTC | Mode de règlement | Nom ou dénomination sociale du fournisseur | Nature du justificatif de paiement |
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Attention, cette méthode, certes simple, comporte des risques. Puisque ce registre ne doit comporter aucune rature, vous devez être totalement sûr de vos calculs. Une erreur pourrait en effet vous mettre en difficulté.
Le format Excel : le format classique
Deuxième option : tenir le registre des achats de votre auto-entreprise sur un tableur type Excel.
Vous pourrez ici reprendre le modèle du tableau à 6 colonnes et mettre en place des règles de calcul pour éviter toute erreur.
Mais comme pour le registre papier, l’utilisation d’un tableur excel reste déconseillée. Rien ne garantit en effet à 100 % la véracité des informations qui y sont mentionnées.
Vous ne pourrez pas prouver à un contrôleur que vous n’avez supprimé aucune ligne dans votre tableau.
L'utilisation d’un logiciel de facturation en ligne
Plus sécurisée et également moins contraignante, l'utilisation d’un logiciel professionnel est sans doute la solution la plus pratique. Il s’agit en effet d’un outil tout-en-un qui vous permet de centraliser tous vos documents comptables.
Au Portail Auto-Entrepreneur, nous avons développé un outil entièrement dédié à la comptabilité des auto-entreprises. Grâce à lui, vous pouvez :
- Tenir un livre des recettes et un registre des achats 100 % conformes à la réglementation
- Automatiser la création de vos devis et factures auto-entrepreneur
- Archiver tous vos documents comptables dans votre espace personnel
- Profiter d’un calendrier personnalisé pour vos déclarations obligatoires
- Suivre la progression de votre chiffre d'affaires et le situer par rapport aux plafonds de l’auto-entreprise et de la TVA
- Estimer le montant de vos cotisations sociales
- Avoir une vision d’ensemble sur votre comptabilité (facture non payée, moyenne de vos recettes, etc.)
Auto-entrepreneurs : vos autres obligations comptables
On vous le disait, seuls les commerçants et les fournisseurs de prestation d’hébergement ont l’obligation de tenir un registre des achats.
En revanche, il existe des obligations communes à tous les auto-entrepreneurs, quelle que soit la nature de leur activité (commerciale, artisanale ou libérale) :
- Déclarer son chiffre d’affaires à l’Urssaf : cette déclaration mensuelle ou trimestrielle permet le calcul et le paiement de vos cotisations sociales.
- Émettre des factures : elles attestent de la vente d’un bien ou d’un service. Notez que pour être conformes, vos factures doivent contenir plusieurs mentions obligatoires.
- Ouvrir un compte bancaire dédié à votre auto-entreprise : cette obligation vous concerne uniquement si vous réalisez un chiffre d’affaires supérieur à 10 000 € durant deux années consécutives. Il peut s’agir d’un simple compte courant et que rien ne vous oblige à ouvrir un compte professionnel.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour tenir votre registre des achats. Profitez de l’outil Mon Portail pour simplifier vos obligations comptables !
