Afin de garder une comptabilité conforme, à jour et optimale, nous avons amélioré la fonctionnalité du livre des recettes de notre logiciel de gestion et facturation pour auto-entrepreneur. Vous pouvez dorénavant enregistrer vos factures payées par vos clients de façon automatique mais aussi rentrer l’encaissement des recettes et factures manuellement dans votre livre des recettes. En bonus, vous pouvez maintenant télécharger votre livre des recettes, 100 % conforme aux obligations légales en auto-entreprise, en 1 seul clic !
Définition du livre des recettes
Obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, le livre des recettes est un document comptable qui répertorie chronologiquement toutes les entrées d’argent liées à l’encaissement de produits et services vendus (en clair, vos factures). Essentiel à la gestion de votre micro-entreprise, il doit contenir les mentions légales obligatoires, qui doivent être présentes et justes en cas de contrôle de l’URSSAF. En clair, le livre des recettes est l’historique de référence pour toutes les rentrées d’argent de votre auto-entreprise et prouve la bonne tenue de vos encaissements et de votre comptabilité.
La différence avec le livre des achats
En auto-entreprise, il existe un autre document comptable à tenir : le registre des achats. Il est obligatoire dès lors que vous effectuez des achats pour exercer votre activité, c’est-à-dire lorsque vous exercez une activité de vente de marchandises, de fourniture de denrées (sur place ou à emporter) ou que vous fournissez une prestation d’hébergement. Il n’est pas obligatoire pour les activités de prestation de services. Pas de panique : notre outil de gestion et de facturation propose son propre registre des achats !
Des mentions légales obligatoires à respecter
Il existe 6 mentions légales obligatoires à faire figurer dans votre livre des recettes :
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Le numéro de la facture correspondant à la recette
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La date à laquelle la recette (ou facture) a été encaissée
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Les coordonnées (à minima le nom et l’adresse) de la personne ou de l’entreprise que vous avez facturée
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L'intitulé du produit ou du service vendu
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La somme exacte (TTC) et hors taxes (HT) qui vous a été réglée
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Le moyen de paiement (virement, chèque, espèce...)
Pour plus de praticité, ces informations sont généralement présentées dans le livre des recettes sous la forme d’un tableau qui reprend toutes ces entrées. Bien qu’un tableur Excel puisse théoriquement faire l’affaire, notre logiciel de gestion et de facturation Mon Portail vous permet un remplissage simplifié, automatique et 100 % conforme aux exigences légales en auto-entreprise.
Pour en savoir plus : notre article complet sur le livre des recettes !
Des règles de facturation strictes encadrent la saisie manuelle des recettes
Dans votre livre des recettes, chaque recette enregistrée doit être accompagnée d’une pièce justificative. La plus commune est la facture, mais il peut également s’agir d’une note, d’un ticket de caisse, etc.
Pour parler plus concrètement, une facture est obligatoire pour toutes les transactions effectuées avec des professionnels et dans tous les cas suivants lorsqu’il s’agit de clients particuliers :
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Vente à distance (vente en ligne ou par correspondance)
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Toute prestation de services d’un montant supérieur à 25 € TTC
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Vente d’un bien ou d’un produit dont le prix unitaire est d’un montant supérieur à 76 € TTC
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Prestation de travaux immobiliers, que ceux-ci soient assortis ou non de vente de marchandises ou de matériaux
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Livraison aux enchères publiques de biens d’occasion, œuvres d’art, objets de collection ou objets d’antiquités
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Et bien sûr, sur demande du client
Information importante
Même si les micro-entrepreneurs agissent en leur propre nom (personne physique), ils restent des professionnels avec une entreprise. Cela signifie que vous devez obligatoirement émettre une facture si vous vendez un bien ou une prestation de services à un autre auto-entrepreneur !
Même si vous n’émettez pas de facture, l’identité de vos clients doit théoriquement être indiquée dans votre livre des recettes. Problème : il arrive que vous ne connaissiez pas l’identité de votre client, par exemple si vous êtes commerçants ambulants (vente sur les marchés, foodtruck). Dans ce cas-là, vous devrez indiquer une recette journalière plutôt que des entrées par facture et :
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Le nom du client sera le lieu géographique de la recette journalière que vous souhaitez rentrer
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Vous devrez joindre votre ticket des recettes de caisse journalier
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Une ligne par encaissement, sauf si vous vendez des biens ou des prestations à des particuliers et que le prix unitaire est inférieur à 76 € TTC. Dans ce cas, vous pouvez regrouper les ventes du jour sur une seule ligne de recette journalière.
Pourquoi avoir un livre des recettes directement dans son logiciel de facturation ?
Posséder un livre des recettes conjoint à votre outil de facturation comporte deux grands avantages.
Avantage 1 : centraliser les outils pour une meilleure traçabilité
Premièrement, votre logiciel de facturation vous permet de centraliser l’activité comptable de votre auto-entreprise. La traçabilité de vos opérations comptables liées à l’encaissement de facture ou des recettes manuelles est fluidifiée.
Avantage 2 : être guidé pas-à-pas selon sa situation personnelle
Lors de l’enregistrement d’une recette, votre outil vous guide au maximum dans vos obligations légales. En effet, les règles sont différentes suivant votre domaine d’activité. Notre outil s’adapte en fonction de votre situation, afin de vous permettre de rester 100 % conforme.
Avantage 3 : une comptabilité 100 % conforme
Vous ajoutez une recette qui nécessite une facture justificative ? L’outil le détecte et vous le signale automatiquement. Pas d’oubli possible non plus avec les mentions obligatoires à faire figurer, comme le mode de paiement ou la date de transaction. Avec Mon Portail, vous n’avez pas à vous soucier de savoir ce qui doit apparaître ou non. Vous remplissez simplement les informations demandées et votre livre des recettes sera conforme à la loi.
Par ailleurs, en cas d’erreur, vous pouvez annuler votre recette en quelques clics pour la transformer automatiquement en avoir. Votre comptabilité est ensuite mise à jour à jour dans la foulée !
Avantage 4 : Gérer ses archives et être prêt en cas de contrôle
Enfin, en cas de contrôle de l’URSSAF, vous n’avez qu’à télécharger votre livre des recettes pour la période que vous choisissez (en général une année). Il ne vous reste plus qu’à l’envoyer. Un problème en moins dans votre vie d’entrepreneur.
Comment ajouter une recette automatiquement dans Mon Portail ?
Votre livre des recettes Mon Portail se met automatiquement à jours dans les deux cas suivants :
Cas numéro 1
Lorsqu’une facture est marquée comme « payée » dans l’onglet facturation de votre outil. Cela signifie que vous avez reçu le paiement correspondant. Le logiciel actualise alors votre livre des recettes ainsi que l’estimation de vos cotisations sociales à verser à l’URSSAF sur votre tableau de bord.
Cas numéro 2
Lorsqu’un client règle votre facture avec la fonctionnalité de paiement en ligne. Dans ce cas vous n’avez rien à faire, puisque votre comptabilité (CA, TVA, cotisations) se met à jour sans même que vous n’ayez à marquer manuellement la facture comme payée !
Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité : notre article complet sur le paiement en ligne.
Comment saisir une recette manuellement dans votre outil de facturation ?
Dans certains cas, vous aurez à saisir manuellement vos recettes. Pas de panique, on vous explique comment procéder en 4 étapes.
Étape 1
Ouvrez le menu Comptabilité sur la barre principale à gauche de l’outil puis cliquez sur “Recettes”
Étape 2
Cliquez ensuite sur l’onglet « ajoutez une recette » en haut à droite de votre écran
Étape 3
Remplissez ensuite les informations demandées sur l’encaissement de vos produits et services en suivant les conseils personnalisés de votre outil de facturation !
Étape 4
Validez enfin l’opération en cliquant sur « ajouter ». Voilà, votre nouvelle recette a été ajoutée avec succès !
Comment corriger ou annuler une recette ?
Tout comme une facture, une recette ne peut être ni supprimée, ni modifiée lorsqu’elle a été finalisée. En revanche, vous pouvez facilement l’annuler avec votre outil. Dans ce cas, votre comptabilité se mettra automatiquement à jour ! C’est votre cas ? Depuis votre livre des recettes, cliquez sur la recette que vous souhaitez annuler puis sur le bouton rouge « annuler » situé en bas de page comme ci-dessous :
Comment télécharger son livre des recettes ?
En cas de contrôle de l’URSSAF ou tout simplement pour conserver vos archives sur votre ordinateur ou encore les imprimer, vous pouvez télécharger votre livre des recettes. Depuis le menu « Recettes », à gauche de l’option « ajouter une recette » vous trouverez la fonctionnalité pour télécharger votre livre des recettes conforme :
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Choisissez d’abord pour quelle période vous souhaitez obtenir vos recettes
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Cliquez sur « valider ». Votre livre des recettes, conforme aux exigences légales, se télécharge automatiquement sur votre ordinateur au format PDF !
Vous avez maintenant toutes les informations pour tenir correctement votre livre des recettes, document comptable obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs ! Vous n’avez pas encore opté pour notre outil de facturation ? Bonne nouvelle : l’essai de Mon Portail est totalement gratuit, sans limitation de fonctionnalités et sans besoin de rentrer vos informations bancaires !
